Få kontroll över din verksamhet
Många företag sparar flera timmars administration varje vecka genom bättre överblick.
Snabbt svar
Du får bättre kontroll över verksamheten när du samlar planering, jobb, offerter och uppföljning på ett ställe istället för i flera olika verktyg. Då blir det lättare att se vilka jobb som är planerade, vilka som är klara och vilka som fortfarande väntar på fakturering. För företag med några anställda minskar det ofta administrationen, gör att färre saker glöms bort och hjälper dig att fakturera snabbare utan att ändra hur bokföringen fungerar i Fortnox.
Känner du igen att du aldrig riktigt vet läget?
Många tjänsteföretag börjar med papper, Excel, sms och anteckningar. Det fungerar ofta bra i början. Men när företaget växer till fem, tio eller femton medarbetare blir det svårare att hålla koll. Ett jobb kanske är klart men inte fakturerat. En offert ligger kvar i inkorgen. En medarbetare tror att kunden har fått information medan någon annan tror samma sak.
Problemet är sällan att du arbetar för lite. Problemet är att informationen finns på för många olika ställen. Då blir det svårt att få en snabb överblick över verksamheten, särskilt när telefonen ringer samtidigt som personalen är ute hos kunder.
| När informationen är utspridd | När du har en samlad översikt |
|---|---|
| Du letar efter senaste offerten i mejlen. | Du ser direkt vilken offert som hör till jobbet. |
| Du vet inte om jobbet är fakturerat. | Du ser om jobbet är planerat, pågående, fakturerat eller betalt. |
| Personal ringer för att fråga vad som gäller. | Alla arbetar utifrån samma information. |
| Fakturering skjuts upp eftersom något saknas. | Det blir enklare att fakturera när jobbet är klart. |
Vad betyder kontroll i praktiken?
Kontroll handlar inte om att övervaka personalen. Det handlar om att snabbt kunna svara på vanliga frågor. Vilka jobb är bokade nästa vecka? Vilka flyttstädningar är klara? Har kontorsstädningen fakturerats? Finns offerten godkänd? När svaren finns samlade sparar du tid varje dag.
- Se vilka jobb som är planerade, pågående, fakturerade och betalda.
- Samla offerter och jobb så att de hör ihop.
- Ge chefer och fältpersonal olika roller utifrån deras behov.
- Kommunicera kring varje jobb istället för via långa sms-trådar.
- Behåll bokföringen i Fortnox om det redan är en del av din arbetsdag.
Börja med den största tidstjuven
Fundera på var du lägger mest administration idag. Är det att leta efter information, följa upp jobb eller att få iväg fakturor? Där finns oftast den största vinsten.
Hur mycket tid kan bättre översikt spara?
Exakt tidsbesparing varierar mellan företag. Men många upptäcker att de lägger flera timmar varje vecka på att leta efter information, ringa personal eller kontrollera om ett jobb verkligen är färdigt. När informationen finns samlad försvinner mycket av det dubbelarbetet.
- Leta efter information
- 2 h
- Följa upp jobb
- 2 h
- Förbereda fakturering
- 2 h
Passar det alla företag?
Nej. Är du ensam företagare med ett fåtal jobb varje vecka kan ett enklare arbetssätt ofta räcka. Den största nyttan kommer vanligtvis när ni är några anställda och flera jobb pågår samtidigt. Då blir överblick, ansvarsfördelning och snabb fakturering betydligt viktigare.
”Det största problemet är sällan att arbetet inte blir gjort. Det är att ingen riktigt vet var all information finns.”
Få bättre kontroll utan att byta ekonomisystem
Många svenska tjänsteföretag använder redan Fortnox för bokföring. Då finns det sällan någon anledning att byta ekonomisystem. Istället handlar det om att få bättre kontroll över den dagliga verksamheten – jobb, offerter, kommunikation och uppföljning – samtidigt som bokföringen fortsätter där den redan fungerar.
Sammanfattning
- Bättre kontroll handlar om att samla verksamhetens information på ett ställe istället för i flera olika verktyg.
- En tydlig jobböversikt gör det lättare att se vilka jobb som är planerade, klara, fakturerade och betalda.
- Företag med flera anställda har ofta störst nytta av bättre överblick eftersom administrationen snabbt ökar.
- Du kan förbättra den dagliga översikten utan att behöva lämna Fortnox för bokföringen.
Vanliga frågor
När behöver ett tjänsteföretag ett verksamhetssystem?
Det vanligaste svaret är när information börjar spridas mellan flera personer. Om ni har några anställda, flera jobb igång samtidigt och ofta behöver leta efter offerter, jobb eller faktureringsunderlag är det ofta ett tecken på att ett verksamhetssystem kan göra stor skillnad. Är du ensam med få uppdrag kan ett enklare arbetssätt fortfarande fungera bra.
Måste jag byta från Fortnox för att få bättre kontroll?
Nej. Fortnox kan fortsätta vara företagets ekonomisystem medan verksamhetssystemet används för den dagliga översikten över jobb, offerter, personalroller och kommunikation. För många företag är det en fördel eftersom bokföringsrutinerna kan fortsätta som tidigare samtidigt som den operativa verksamheten blir lättare att följa upp.
Hur leder bättre översikt till snabbare fakturering?
När du direkt ser vilka jobb som är klara och redo att faktureras minskar risken att uppdrag blir liggande. Du slipper också lägga tid på att kontrollera med personalen om arbetet verkligen är avslutat. Kortare ledtid mellan utfört arbete och fakturering kan förbättra kassaflödet och minska onödig administration.
Controllen
Redaktionen
Vi skriver guider och praktiska artiklar för svenska tjänsteföretag som vill minska administrationen och få bättre överblick över verksamheten.
Relaterade guider
Redo att sluta administrera och börja leverera?
Controllen samlar jobb, offerter och fakturor på ett ställe.
Skapa konto gratis