Affärssystem vs Excel – när är det dags att byta?
Excel fungerar bra för många små företag i början. Men när flera personer ska planera jobb, skapa offerter, följa upp kunder och hålla koll på fakturering samtidigt blir informationen ofta utspridd. Då kan ett verksamhetssystem ge bättre överblick och mindre administration.
Controllen jämfört med Excel
| Funktion | Controllen | Excel |
|---|---|---|
| Uppdatera information | Ändras på ett ställe, syns direkt för alla | Måste uppdateras manuellt och delas ut på nytt varje gång |
| Överblick över jobb | Samlad vy över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb | Kräver egna flikar eller färgkoder som lätt blir inaktuella |
| Koppling till bokföring | Integrerar med Fortnox | Ingen koppling – siffror förs över manuellt |
| Tillgång i fält | Fältarbetare ser samma information i mobilen | Kräver att någon skickar eller uppdaterar filen manuellt |
Ärlig genomgång
Excel är billigt, flexibelt och något de flesta redan kan använda. För en ensam företagare, eller ett team på två–tre personer med tät kontakt varje dag, kan ett kalkylark fortfarande vara det enklaste och mest kostnadseffektiva valet.
Där Excel börjar knaka är när flera personer behöver uppdatera samma information samtidigt. Ett ark har ingen inbyggd koppling mellan offert, jobb och faktura – varje steg måste föras över för hand, vilket ökar risken för fel ju fler som är inblandade.
Controllen ersätter inte bokföringen – den sköts fortsatt i Fortnox. Det Controllen lägger till är en samlad överblick över jobben (planerade, pågående, fakturerade och betalda), digital offertgenerering, roller för chefer och fältarbetare, samt kommunikation kopplad till respektive jobb. Målet är mindre administration och snabbare fakturering, inte fler funktioner för funktionernas skull.
7 tecken på att Excel inte längre räcker
- Ni uppdaterar samma kalkyl samtidigt
- Information finns i Excel, SMS och mail
- Ni vet inte vilka jobb som är fakturerade
- Offerter tappas bort
- Personal ringer kontoret för information
- Flera versioner av samma dokument finns
- Uppföljning tar längre tid än själva jobbet
- Excel
- 3 timmar
- Verksamhetssystem
- 1 timmar
När passar ett verksamhetssystem bättre?
Om du
- har flera anställda
- har fältpersonal
- skickar många offerter
- följer upp många jobb
- fakturerar löpande
...då blir administrationen ofta enklare med ett verksamhetssystem.
Vanligt misstag
Många företag väntar tills administrationen blivit ett problem innan de byter arbetssätt. Ofta blir övergången enklare om den görs innan informationen hunnit spridas över flera olika system.
Många småföretag och tjänsteföretag börjar med Excel eftersom det är enkelt, välkänt och fungerar bra när verksamheten är liten. Ett kalkylblad kan räcka för att hålla ordning på kunder, planering och enklare uppföljning. Men när företaget växer och fler personer behöver arbeta med samma information blir det ofta svårare att hålla ihop allt. Projektledning, schemaläggning, arbetsorder, offert, tidrapportering och fakturering hamnar lätt i olika filer eller system, vilket ökar den manuella administrationen och risken för fel.
Ett verksamhetssystem eller affärssystem är utvecklat för att samla företagets viktigaste arbetsflöden på ett och samma ställe. Istället för att leta information i flera kalkylblad får du en gemensam jobböversikt där planerade, pågående och avslutade uppdrag hänger ihop med kunder, dokument och ekonomi. Ett uppdaterat kundregister, tydlig kundhistorik och information om varje arbetsorder gör att både kontoret och fältpersonal arbetar utifrån samma underlag. Om företaget använder Fortnox för bokföring kan ett verksamhetssystem komplettera ekonomin genom att ge bättre kontroll över den operativa verksamheten. Resultatet blir mindre administration, bättre överblick och mer tid att fokusera på kunder och uppdrag istället för att hantera information på flera olika ställen.
Slutsats
Är ni färre än tre–fyra personer och håller koll ändå, kan Excel räcka länge till. Har ni flera anställda i fält, flera pågående jobb samtidigt och märker att uppföljning eller fakturering börjar halka efter – då är det värt att testa ett samlat system.
Vanliga frågor
Kan jag använda Excel och ett affärssystem samtidigt under en övergångsperiod?
Ja, många gör det under en kortare period medan teamet vänjer sig. På sikt blir det dock svårare att lita på informationen om den finns på två ställen samtidigt.
Ersätter Controllen Fortnox?
Nej. Bokföringen stannar i Fortnox. Controllen integrerar med Fortnox och lägger en operationell överblick ovanpå, som jobböversikt och offerter.
Passar Controllen enmansföretag?
Controllen är i första hand byggt för tjänsteföretag med några få till cirka 20 anställda. Är du ensam företagare räcker ofta ett enklare verktyg.
Vad är skillnaden mellan Excel och ett verksamhetssystem?
Ett verksamhetssystem är utvecklat för att samla företagets dagliga arbete på ett ställe. Jobb, kunder, offerter, tidrapportering och fakturering hänger ihop, vilket gör att informationen uppdateras på rätt plats och blir tillgänglig för både kontor och fältpersonal. Målet är att ge bättre överblick och minska administrationen.
Excel är däremot ett kalkylprogram som är utmärkt för beräkningar, budgetar och listor, men inte byggt för att hantera ett växande tjänsteföretags arbetsflöden. När flera personer behöver planera jobb, följa upp kunder och dela information samtidigt blir det ofta många olika filer, manuella uppdateringar och dubbla arbetsmoment. För företag med flera anställda kan ett verksamhetssystem därför ge en mer samlad och effektiv arbetsdag.
Vad är skillnaden mellan Excel och ett affärssystem?
Excel är ett kalkylprogram där du själv bygger upp tabeller, listor och beräkningar. Ett affärs- eller verksamhetssystem är däremot utvecklat för att hantera företagets arbetsflöden, där kunder, jobb, offerter, tidrapportering och fakturering hänger ihop. I Excel behöver information ofta uppdateras manuellt på flera ställen, medan ett verksamhetssystem samlar allt på ett ställe. För mindre företag fungerar Excel ofta bra i början, men när verksamheten växer blir ett verksamhetssystem vanligtvis enklare att arbeta i.
Räcker Excel för ett litet företag?
Ja, i många fall. Om du arbetar ensam eller tillsammans med en eller två personer och har få uppdrag samtidigt kan Excel vara ett enkelt och kostnadseffektivt verktyg. Utmaningarna brukar uppstå när fler personer behöver komma åt samma information eller när jobb, offerter och kunduppgifter börjar spridas mellan Excel, e-post och telefon. Då blir det svårare att hålla överblicken, och ett verksamhetssystem kan spara både tid och administration.
När bör man byta från Excel?
Det finns ingen exakt gräns, men många företag börjar se behovet när Excel inte längre ger tillräcklig överblick. Om personalen ofta ringer för att få information, om olika versioner av samma dokument cirkulerar eller om ni har svårt att följa vilka jobb som är planerade, utförda och fakturerade kan det vara dags att byta. Ett verksamhetssystem blir särskilt värdefullt när flera personer arbetar med samma kunder och uppdrag varje dag.
Är Excel ett affärssystem?
Nej. Excel är ett kalkylprogram som används för att skapa tabeller, listor och beräkningar. Ett affärssystem eller verksamhetssystem är utvecklat för att stödja företagets dagliga arbetsprocesser och koppla samman olika delar av verksamheten. Många företag använder Excel tillsammans med andra program, men Excel är inte byggt för att hantera hela arbetsflödet från kundförfrågan till färdig faktura.