Digitalisera ditt tjänsteföretag steg för steg
Mindre tid på administration ger ofta snabbare fakturering och bättre överblick över verksamheten.
Snabbt svar
Du digitaliserar ditt tjänsteföretag genom att börja med överblicken, samla kundinformation, planera jobb digitalt, införa tidrapportering, skapa offerter, fakturera snabbare och följa upp verksamheten löpande. För företag med några till omkring 20 anställda ger det ofta bättre kontroll över jobb, mindre administration och färre missade fakturor. Är du ensam företagare kan ett enklare verktyg ofta räcka, men när flera personer arbetar tillsammans blir gemensam översikt snabbt viktig.
Steg 1: Kartlägg hur ni arbetar idag
Börja inte med att byta system. Börja med att förstå var tiden försvinner. Skriv ner hur ett vanligt jobb ser ut – från första kundkontakt till fakturering. För många byggföretag, städföretag och företag inom fastighetsskötsel ligger problemen i att information finns i flera olika appar, papper och sms.
- Lista vilka verktyg ni använder idag.
- Skriv upp var kundinformation sparas.
- Notera hur jobb planeras.
- Identifiera hur tid rapporteras.
- Se hur offerter och fakturor skapas.
- Markera vilka moment som kräver dubbelarbete.
Fokusera på de största problemen först
Försök inte digitalisera allt samtidigt. Om ni ofta missar information eller lägger mycket tid på administration är det bättre att börja där än att förändra varje arbetsmoment på en gång.
Steg 2: Samla all kundinformation på ett ställe
När kunduppgifter finns i sms, mejl och anteckningsblock blir det svårt att hitta rätt information. Samla istället varje kund på ett ställe så att alla vet vilken adress, kontaktperson och historik som gäller inför nästa jobb.
| Manuellt arbetssätt | Digitalt arbetssätt |
|---|---|
| Kontaktuppgifter finns i telefonen | Kundinformationen är samlad |
| Flera versioner av samma information | En gemensam version |
| Mycket letande | Snabb överblick |
Steg 3: Planera jobb i en digital kalender
När kalendern är gemensam blir det enklare att se vilka jobb som är planerade, vilka som pågår och vilka som är klara. Det minskar risken för dubbelbokningar och gör det lättare att planera om när något ändras under dagen.
Steg 4: Inför digital tidrapportering
Tidrapportering handlar inte bara om löner. Den påverkar också faktureringen och lönsamheten. Om timmar rapporteras flera dagar i efterhand ökar risken att arbete glöms bort. För ett städföretag kan det handla om hemstädning, flyttstädning eller fönsterputs. För ett byggföretag kan det vara flera montörer på samma projekt.
Vanligt misstag
Vänta inte till fredagen med att rapportera veckans timmar. Ju längre tid som går, desto större är risken att timmar missas och aldrig faktureras.
Steg 5: Skapa offerter som går att följa upp
Offerter är ofta starten på ett jobb. När du kan följa vilka offerter som skickats, accepterats eller väntar på svar blir det enklare att planera kommande arbete. För städföretag kan det även innebära att skilja mellan timpris för företag och kvadratmeterpris för privatpersoner där RUT-avdrag kan vara aktuellt.
Steg 6: Fakturera snabbare
Ju längre ett färdigt jobb väntar på fakturering, desto längre väntar du på betalningen. Controllen ersätter inte Fortnox utan kompletterar det. Bokföringen ligger kvar i Fortnox medan du får bättre översikt över vilka jobb som är planerade, pågående, fakturerade och betalda.
Steg 7: Samla kommunikationen kring jobbet
När frågor om ett jobb skickas via flera sms och telefonsamtal blir viktig information lätt bortglömd. Genom att samla kommunikationen kring respektive jobb blir det enklare för både kontoret och fältpersonalen att veta vad som gäller.
Steg 8: Följ upp verksamheten varje vecka
Digitalisering är inte färdig när systemet är installerat. Avsätt 15–30 minuter varje vecka för att gå igenom vilka jobb som är planerade, vilka som väntar på fakturering och om några offerter behöver följas upp. Små förbättringar varje vecka ger ofta större effekt än stora förändringar en gång per år.
- Leta information
- 3 h
- Dubbelregistrering
- 2 h
- Jaga tidrapporter
- 2 h
- Följa upp fakturering
- 2 h
”Digitalisering handlar sällan om att arbeta snabbare. Det handlar om att slippa göra samma arbete två gånger.”
Sammanfattning
- Börja alltid med att kartlägga hur företaget arbetar innan du byter verktyg.
- Samlad kundinformation och gemensam planering minskar letande och missförstånd.
- Digital tidrapportering gör det enklare att fakturera allt utfört arbete.
- Controllen kompletterar Fortnox genom att ge bättre operationell översikt över jobb och personal.
- Följ upp verksamheten varje vecka för att få långsiktig effekt av digitaliseringen.
Vanliga frågor
När är det dags att digitalisera mitt tjänsteföretag?
Om ni har flera anställda, planerar jobb via telefon, sms eller papper och ofta letar efter information är det vanligtvis rätt tid att digitalisera. Många märker behovet när administrationen börjar ta allt mer tid eller när det blir svårt att veta vilka jobb som är fakturerade och vilka som fortfarande väntar. Är du ensam företagare med få uppdrag kan ett enklare arbetssätt ofta fungera längre.
Behöver jag byta från Fortnox för att använda Controllen?
Nej. Controllen ersätter inte Fortnox. Bokföring och ekonomi ligger kvar i Fortnox medan Controllen hjälper dig att få bättre översikt över den dagliga verksamheten, exempelvis jobb, offerter, kommunikation och vilka uppdrag som är planerade, pågående, fakturerade eller betalda. På så sätt kan du arbeta mer strukturerat utan att behöva ändra din ekonomihantering.
Passar digitalisering alla typer av tjänsteföretag?
Digitalisering passar de flesta företag som utför jobb ute hos kund, exempelvis byggföretag, städföretag och företag inom fastighetsskötsel. Ju fler personer som behöver dela information om kunder, jobb och planering, desto större nytta brukar ett gemensamt arbetssätt ge. För mycket små verksamheter med en ensam företagare kan enklare lösningar ibland vara tillräckliga tills verksamheten växer.
Controllen Redaktion
Innehållsskribent
Skriver praktiska guider och kunskapsartiklar för svenska tjänsteföretag.
Relaterade guider
Redo att sluta administrera och börja leverera?
Controllen samlar jobb, offerter och fakturor på ett ställe.
Skapa konto gratis