Verksamhetssystem för VVS-företag | Controllen
Ett VVS-jobb börjar sällan och slutar med samma besök – det är offert, utförande, ibland en återkomst för att avsluta. Controllen ger dig och dina montörer samma bild av vilka jobb som är på gång, klara och fakturerade.
Utmaningen
En vardag för en VVS-firma är sällan ett jobb i taget. Montörer är ute hos olika kunder samtidigt – en akut läcka på förmiddagen, en badrumsrenovering på eftermiddagen, kanske ett garantiåterbesök i mellantiden. Utan gemensam överblick blir det lätt att kontoret inte vet vad som faktiskt är klart.
- Offerter skickas ut men det är oklart vem som ska följa upp och när
- Montören är klar med jobbet på plats, men kontoret får veta det dagen efter – eller inte alls förrän fakturan efterfrågas
- ROT-avdrag kräver korrekt uppdelning av material och arbete, vilket blir svårt att få rätt om underlaget kommer sent eller ofullständigt
- Det är svårt att se vilka jobb som väntar på fakturering och vilka som redan är betalda utan att fråga runt
Vanligt misstag
Många VVS-firmor fakturerar utifrån minnet eller lösa anteckningar några dagar efter att jobbet är klart. Det fungerar ett tag, men ju fler montörer ni är desto större blir risken att jobb glöms bort eller faktureras för sent.
Vad är skillnaden mellan VVS-service och VVS-installation?
| VVS-service | VVS-installation |
|---|---|
| Reparation | Nyinstallation |
| Felsökning | Ombyggnation |
| Underhåll | Nyproduktion |
Så löser Controllen det
Så ser ett vanligt VVS-uppdrag ut
- 1. Kunden kontaktar företaget.
- 2. Offert skickas.
- 3. Jobbet planeras.
- 4. Montören utför arbetet.
- 5. Kunden godkänner.
- 6. Fakturan skickas.
I Controllens jobböversikt syns varje jobb i sitt skede: planerat, pågående, fakturerat eller betalt. Både akuta ärenden och planerade installationer eller renoveringar hamnar i samma flöde, så kontoret slipper hålla koll via telefon och sms.
| Utan gemensamt system | Med Controllen |
|---|---|
| Montören rapporterar klart jobb via sms eller minne | Jobbstatus uppdateras direkt kopplat till jobbet |
| Kontoret vet inte vad som är klart förrän någon frågar | Alla jobb syns i samma översikt – planerade till fakturerade |
| Offerter tappas bort i mailen | Offerter skapas och följs i samma system som jobbet |
| Oklart vilka fakturor som väntar på betalning | Betalstatus syns direkt per jobb |
Montörer och kontor har olika roller i Controllen. Montören ser sina jobb för dagen och kan markera vad som är utfört, medan den som sköter administrationen ser hela flödet – från offert till betald faktura – utan att behöva ringa runt till fältet.
Bra att veta
Controllen ersätter inte Fortnox. Bokföringen sker som vanligt där – Controllen lägger till operationell översikt ovanpå, så att offert, jobb och fakturaunderlag hänger ihop innan de når bokföringen.
En jämförelse mellan Excel och ett verksamhetssystem
| Excel och anteckningar | Verksamhetssystem |
|---|---|
| Information finns på flera platser | Allt samlat |
| Svårt att följa jobbstatus | Tydlig översikt |
| Lätt att missa fakturering | Status följer jobbet |
| Mycket manuellt arbete | Mindre administration |
Vilka VVS-företag passar Controllen för?
Controllen är ett verksamhetssystem för VVS-företag som hjälper dig att få bättre överblick över den dagliga verksamheten. Oavsett om ni arbetar med VVS-installation, service, jour, badrumsrenovering, värmepumpar, värmesystem, fjärrvärme, golvvärme eller återkommande serviceavtal samlas jobb, offerter och kundinformation på ett ställe. Det gör det enklare att planera arbetet, följa upp varje uppdrag och se vilka jobb som är klara för fakturering.
För många rörmokare består arbetsdagen av flera olika typer av uppdrag. Ena timmen handlar det om en akut vattenläcka eller ett avloppsstopp, nästa om installation av en varmvattenberedare, en radiator, en bergvärmepump eller ett nytt värmesystem. När flera montörer arbetar ute hos olika kunder samtidigt blir det lätt att tappa överblicken om informationen finns utspridd mellan telefonsamtal, anteckningar och olika dokument.
Controllen passar särskilt VVS-företag med några upp till omkring 50 anställda som vill minska administrationen och få bättre kontroll över sina arbetsorder, offerter, tidrapportering, kundkommunikation och fakturering. Systemet fungerar lika bra för företag som arbetar med nyproduktion som för de som utför service, underhåll och återkommande serviceavtal åt privatpersoner, företag, bostadsrättsföreningar, fastighetsägare och byggföretag.
Eftersom Controllen integrerar med Fortnox kan bokföringen fortsätta som vanligt, samtidigt som den operativa verksamheten samlas i ett gemensamt verksamhetssystem. Resultatet blir bättre överblick över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb, vilket gör det enklare att följa hela processen från första offert till avslutat uppdrag.
Vanliga frågor
Hjälper Controllen till med ROT-avdrag?
Controllen ger dig tydligt jobbunderlag med vad som är arbete och vad som är material, vilket gör det enklare att hantera ROT-avdrag korrekt när fakturan sedan skapas i Fortnox.
Måste vi byta bokföringssystem för att använda Controllen?
Nej. Controllen integrerar med Fortnox och lägger operationell översikt ovanpå – bokföringen sker som vanligt i Fortnox.
Passar Controllen en ensam VVS-montör?
Om du jobbar helt själv räcker ofta ett enklare verktyg. Controllen gör mest nytta när ni är några montörer som behöver dela överblick mellan fält och kontor.
Vad kostar en VVS-installation?
Kostnaden för en VVS-installation beror på arbetets omfattning, materialval och hur lång tid arbetet tar. Att installera en blandare kostar betydligt mindre än att bygga om ett helt badrum eller installera en värmepump. Faktorer som resor, material, arbetskostnad och eventuellt ROT-avdrag påverkar också slutpriset. Därför lämnar de flesta VVS-företag en offert efter att ha bedömt arbetet på plats eller utifrån kundens beskrivning.
Vad gör en rörmokare?
En rörmokare, eller VVS-montör, arbetar med installation, service och reparation av system för vatten, värme och avlopp. Arbetet kan omfatta allt från att byta blandare och laga vattenläckor till att installera värmepumpar, golvvärme, radiatorer och varmvattenberedare. Många VVS-företag utför även felsökning, underhåll och jouruppdrag. Rörmokare arbetar både hos privatpersoner, företag, bostadsrättsföreningar och fastighetsägare.
Vad är skillnaden mellan VVS och VA?
VVS står för värme, ventilation och sanitet och handlar om installation och underhåll av byggnaders tekniska system, exempelvis vattenledningar, värmesystem och badrum. VA står för vatten och avlopp och avser främst den kommunala infrastrukturen som transporterar dricksvatten och avloppsvatten till och från fastigheter. Kort sagt arbetar VVS-företag inne i eller i anslutning till byggnaden, medan VA främst handlar om ledningsnät och anläggningar utanför fastigheten.