Jobbhantering från bokning till betald faktura.
Jobb & uppdrag i Controllen samlar varje jobb på ett ställe: kund, adress, tid, personal och pris. Varje jobb har en status som hela teamet ser, från planerad till betald, och fältarbetarna sköter sina jobb i mobilen. Så glöms inget jobb och inget faktureras två gånger.
Vad händer med ett jobb från bokning till betalt?
Varje jobb går genom fem lägen: planerad, pågående, klar, fakturerad och betald. Fältarbetaren flyttar jobbet framåt från mobilen, och när det är klart skapar du fakturan i Fortnox. Controllen släpper bara igenom giltiga steg, så samma jobb kan aldrig startas eller faktureras två gånger.
- 1
Planerad
Jobbet är bokat med kund, adress, tid och personal.
- 2
Pågående
Fältarbetaren trycker Starta jobb på plats.
- 3
Klar
Jobbet markeras som klart och väntar på fakturering.
- 4
Fakturerad
Skapa faktura skickar fakturan till Fortnox.
- 5
Betald
Jobbet markeras som betalt när fakturan är betald.
Allt om jobbet på ett ställe
Kund, adress, tid, pris och status finns på jobbet, och allt som händer medan det pågår samlas där också. Ingen behöver leta i SMS eller mejl för att veta vad som gäller.
- Tider på plats dag för dag, med varning för dubbelbokningar
- Aktivitet med kommentarer, foton och avvikelser från fältet
- Kostnader för material och resor, och vad som blir kvar
- Fakturaunderlag för RUT och ROT direkt på jobbet
Dagens jobb i fältarbetarens mobil
Fältarbetaren ser sina jobb för dagen, med adress och tid, och flyttar dem framåt med ett tryck. Kontoret ser direkt vad som har startat och vad som är klart.
- Adressen öppnas i kartan
- Starta jobb och Markera som klar med stora knappar
- Ta foto direkt till jobbet
- Statusen sparas även utan täckning och skickas när anslutningen är tillbaka
Återkommande jobb läggs upp en gång
Veckostädningen, fönsterputsen varannan vecka eller servicen varje månad: lägg upp jobbet en gång och välj hur ofta det ska återkomma. Ändrar du ett tillfälle kan du låta ändringen gälla alla kommande.
- Sluta efter ett antal tillfällen eller på ett datum
- Upp till 52 tillfällen i en serie
- Varje tillfälle behåller sitt eget datum när du ändrar serien
Hur ofta
- Varje vecka
- Varannan vecka
- Varje månad
- Eget antal dagar
Se direkt vad som behöver göras
Överst i jobblistan finns genvägar till det som kräver uppmärksamhet, och otilldelade jobb kan fördelas över teamet på en gång.
- Flera personer kan arbeta på samma jobb, och alla får en notis
- Fördela otilldelade jobb i tur och ordning eller efter arbetsbelastning
- Påminnelse till personalen kvällen före och samma morgon
- Sök på kund eller jobbtyp och filtrera på status, kund och personal
Genvägar i jobblistan
- Idag
- Ej tilldelade
- Försenade
- Väntar på fakturering
Jobbhantering i Controllen jämfört med papper, SMS och Excel
Utan ett gemensamt system finns jobben på flera ställen samtidigt: i en anteckningsbok, i SMS-trådar och i ett Excelark. Skillnaden syns i vardagens frågor.
Var finns jobbet?
Utan system
I anteckningsboken, i SMS och i ett Excelark
Med Controllen
På ett ställe som hela teamet ser
Vem ska dit?
Utan system
Någon ringer runt
Med Controllen
Jobbet tilldelas och personalen får en notis
Är jobbet klart?
Utan system
Du frågar den som var där
Med Controllen
Fältarbetaren markerar det som klart i mobilen
Är det fakturerat?
Utan system
Du letar i listor
Med Controllen
Väntar på fakturering visar vad som återstår
Veckokunden
Utan system
Skrivs in varje gång
Med Controllen
Läggs upp en gång som återkommande jobb
Jobbet hänger ihop med resten
Ett jobb börjar ofta som en offert och slutar som en faktura. Däremellan syns det i kalendern och i kundens portal.
Vanliga frågor om jobbhantering
Vad är jobbhantering i Controllen?
Jobbhantering är den del av Controllen där alla jobb samlas: kund, adress, tid, vem som ska dit och vad jobbet kostar. Varje jobb har en status som hela företaget ser, från planerad till betald, så att inget glöms och inget faktureras två gånger.
Kan ett jobb pågå i flera dagar?
Ja. Ge jobbet ett slutdatum så sträcker det sig över dagarna i kalendern. Under Tider på plats lägger du in när teamet ska vara på plats dag för dag, och Controllen kan visa andra jobb samtidigt så att du undviker dubbelbokningar.
Hur fungerar återkommande jobb?
Kryssa i Återkommande jobb och välj hur ofta: varje vecka, varannan vecka, varje månad eller ett eget antal dagar. Serien slutar efter ett antal tillfällen eller på ett datum, med som mest 52 tillfällen. Ändrar du ett tillfälle kan du låta ändringen gälla alla kommande.
Kan flera personer arbeta på samma jobb?
Ja. Du tilldelar jobbet till en person och lägger till fler på jobbet. Alla som är bokade får en notis. Har du många otilldelade jobb kan du fördela dem jämnt över personalen, i tur och ordning eller efter hur mycket var och en redan har.
Fungerar det för fältarbetare utan täckning?
För det viktigaste, ja. I mobilen ser fältarbetaren dagens jobb, öppnar adressen i kartan och trycker Starta jobb och Markera som klar. Saknas täckning sparas trycket i telefonen och skickas när anslutningen är tillbaka.
Hur blir ett jobb en faktura?
När jobbet är klart trycker du Skapa faktura. Fakturan skapas i Fortnox med jobbets pris, och med RUT- eller ROT-avdrag om jobbet har det. Kom jobbet från en offert följer offertens rader med. Controllen ser till att samma jobb inte faktureras två gånger.
Kan kunden se sina jobb?
Ja, i kundportalen. Kunden loggar in via en länk i mejlet och ser sina jobb med datum och tid och hur långt jobbet har kommit.
Kostar jobbhanteringen extra?
Nej. Jobbhantering ingår i alla planer, även gratisplanen för dig som driver företaget ensam.
Redo att ta kontroll över verksamheten?
Boka en kort demo så visar vi hur Controllen fungerar för just er verksamhet. Vill du hellre prova på egen hand skapar du ett konto direkt, gratis så länge du kör ensam.
Har du frågor? Kontakta oss · Så skyddar vi din data
Så går en demo till
- Skicka en förfråganVi hör av oss inom 1 till 2 arbetsdagar och bokar en tid som passar er.
- Vi visar ControllenEn kort genomgång av det som passar er verksamhet, från jobb och schema till fakturor.
- Kom igångSkapa ett konto när ni är redo. Kör du ensam är det gratis. När du lägger till personal får du 2 månader utan kostnad. Inget kort behövs.