Personalschema som räcker till jobben.
Schema i Controllen är där du planerar personalens arbetspass, vecka för vecka. Du ser varje person och dag i ett rutnät, hur många timmar av passen som redan är bokade med jobb, och skickar schemat till personalens mobil. I slutet av månaden jämförs schemat med den tid som faktiskt loggats.
Hur lägger man ett schema i Controllen?
Du väljer vecka och vilka som ska schemaläggas, lägger in passen och ser direkt hur de räcker till de bokade jobben. När veckan ser rätt ut skickar du schemat till var och en. Passen syns i personalens mobil så fort de är sparade.
- 1
Välj vecka
Bläddra mellan veckorna och välj vilka anställda som ska synas.
- 2
Lägg in passen
Tryck på en dag, ange tid och rast. Upprepa passet om det återkommer.
- 3
Kontrollera beläggningen
Se hur många timmar av passen som redan är bokade med jobb.
- 4
Skicka schemat
Personen får en notis i mobilen om att schemat är uppdaterat.
Hela veckan, person för person
Varje anställd har en rad och varje veckodag en kolumn. I rutan ser du passets tider, om personen är ledig eller sjuk och hur många jobb hen har den dagen. Längst till höger räknas veckans timmar ihop.
- Veckonummer och datum överst, dagens kolumn markerad
- Sök och välj vilka anställda som ska synas
- I mobilen blir varje person ett kort med veckans sju dagar
Ett pass läggs in på några sekunder
Tryck på en dag, justera start- och sluttid och välj rast. Controllen visar direkt hur lång den schemalagda tiden blir. Återkommer passet kan du upprepa det varje vecka, varannan vecka eller varje månad.
- Rast på 15, 30, 45 eller 60 minuter, eller ingen
- Upprepa upp till 52 gånger eller till ett datum. Dagar som redan har ett pass hoppas över
- Ändra ett pass och låt ändringen gälla alla kommande i serien
- En dag kan också vara semester, sjuk, ledig eller helgdag
Räcker passen till jobben?
Under veckan visar Beläggning hur många timmar av varje persons pass som redan är bokade med jobb, utifrån jobbens beräknade tid. Då ser du vem som har plats för mer och vem som är fullbokad innan du lägger nästa jobb.
- Bokade timmar mot schemalagda, till exempel 5 h av 8 h och 3 h kvar
- Fullbokad märks ut i en egen färg
- Byt till Jobb överst för att se samma jobb i kalendern
Personalen ser sitt pass i mobilen
Ett sparat pass syns direkt för den det gäller. Är du klar med veckan trycker du Skicka schema, så får personen en notis om att schemat för veckan är uppdaterat.
- Ditt pass idag överst i Idag, med tid och rast
- Passen syns i fältarbetarens kalender, dag för dag
- Notisen kommer i appen och som pushnotis
- Den som vill kan få sina pass i Google, Apple eller Outlook
Schemalagt mot loggat
Schemat är planen och tidrapporten är det som blev. För varje person och månad visar Controllen hur mycket av den schemalagda tiden som har loggats, så att skillnader syns innan lönen ska räknas.
- Personalen ser det själv under Min tid
- Du ser samma sak på varje persons tidrapport
- Säger till när mer är loggat än schemalagt, eller när schemalagd tid inte är loggad än
Schema i Controllen jämfört med schema i Excel
Ett schema i Excel eller på papper fungerar tills något ändras. Då ska filen skickas ut igen, någon ska ringas och ingen vet säkert vilken version som gäller.
Vilken version gäller?
Excel eller papper
Den senaste filen, om alla har fått den
Schema i Controllen
Det finns bara en, och den syns i allas mobil
Personalen får veta
Excel eller papper
Via SMS, mejl eller ett samtal
Schema i Controllen
Via en notis när du skickar schemat
Räcker tiden till jobben?
Excel eller papper
Räknas för hand, om det räknas
Schema i Controllen
Beläggningen visar bokade timmar mot passen
Det återkommande passet
Excel eller papper
Kopieras vecka för vecka
Schema i Controllen
Läggs in en gång och upprepas
Stämde planen?
Excel eller papper
Jämförs med tidrapporten för hand
Schema i Controllen
Schemalagt mot loggat per person och månad
Schemat hänger ihop med jobben och tiden
Schemat säger när personalen arbetar, jobben säger vad de gör och tidrapporten vad som faktiskt blev.
Vanliga frågor om schema
Vad är Schema i Controllen?
Schema är där du planerar när personalen arbetar. Du lägger arbetspass per person och dag, vecka för vecka, och ser hur många timmar av passen som redan är bokade med jobb. Personalen ser sina pass i mobilen, och schemat jämförs med den tid de loggar.
Hur lägger jag in ett pass som återkommer varje vecka?
Lägg in passet som vanligt och kryssa i Upprepa passet. Välj varje vecka, varannan vecka eller varje månad, och om serien ska sluta efter ett antal gånger, högst 52, eller på ett datum. Dagar där personen redan har ett pass hoppas över.
Får personalen veta när schemat ändras?
Passen syns i personalens mobil så fort de är sparade. När du vill säga till trycker du Skicka schema vid personen, så får hen en notis i appen och en pushnotis om att veckans schema är uppdaterat. Controllen skickar ingen notis av sig själv vid varje ändring.
Kan jag lägga in semester och sjukdom i schemat?
Ja. En dag kan vara arbetspass, semester, sjuk, ledig eller helgdag. Bara arbetspass räknas som schemalagd arbetstid, så veckans timmar och jämförelsen med loggad tid blir rätt.
Hur jämförs schemat med den arbetade tiden?
För varje person och månad visar Controllen schemalagd tid mot loggad tid. Personalen ser det under Min tid och du ser det på personens tidrapport. Skillnaden förklaras i klartext, till exempel att mer är loggat än schemalagt.
Påverkar schemat lönen?
Nej. Lönen bygger på tidrapporten, inte på schemat. Schemat är planen du jämför med, så att du ser om något saknas eller har tillkommit innan löneunderlaget tas fram.
Kan fältarbetarna ändra sitt eget schema?
Nej. Det är ägaren och företagscheferna som lägger och ändrar passen. Fältarbetarna ser sina egna pass, i Idag, i sin kalender och om de vill i Google, Apple eller Outlook.
Kan ett pass gå över midnatt?
Nej, i dag börjar och slutar ett pass samma dag, och varje person har ett pass per dag. Kvällsstädning fram till sent går bra, så länge passet slutar före midnatt.
Kostar schemat extra?
Nej. Schema ingår i alla planer, även gratisplanen för dig som driver företaget ensam.
Redo att ta kontroll över verksamheten?
Boka en kort demo så visar vi hur Controllen fungerar för just er verksamhet. Vill du hellre prova på egen hand skapar du ett konto direkt, gratis så länge du kör ensam.
Har du frågor? Kontakta oss
Så går en demo till
- Skicka en förfråganVi hör av oss inom 1 till 2 arbetsdagar och bokar en tid som passar er.
- Vi visar ControllenEn kort genomgång av det som passar er verksamhet, från jobb och schema till fakturor.
- Kom igångSkapa ett konto när ni är redo. Gratis för dig som kör ensam, inget kort behövs.