Tidrapportering i mobilen, klar inför lönen.
Tidrapportering i Controllen ersätter lappar och SMS med en tidrapport i mobilen. Personalen fyller i start, slut och rast för varje dag och skickar in månaden. Du granskar varje tidpost, godkänner perioden och låser den, och sedan är löneunderlaget klart att ta ut som PDF eller som fil till Fortnox Lön.
Hur går en tidrapport från mobilen till lönen?
En tidrapport går igenom fyra steg: personalen fyller i sin tid, skickar in månaden, du granskar och godkänner, och ägaren låser perioden. En godkänd eller låst månad kan inte ändras i efterhand, så det som gick till lönen står kvar.
- 1
Fyll i
Start, slut och rast för dagen, i mobilen eller på datorn.
- 2
Skicka in
Skicka in månaden med ett tryck när tiden är ifylld.
- 3
Granska
Godkänn eller neka varje tidpost, och godkänn sedan perioden.
- 4
Lås
Ägaren låser perioden, och tiden kan inte längre ändras.
Tiden fylls i dag för dag
Månaden visas vecka för vecka, med en summa per dag och per vecka. Personalen trycker på dagen, fyller i när de började och slutade och väljer rast. Arbetstiden räknas ut medan de skriver.
- Rast från ingen till 60 minuter
- Pass över midnatt räknas rätt
- Flera tidposter samma dag och en anteckning på varje
- Totalt, godkänt och väntande överst i månaden
Granska tiden innan den blir lön
På Tidrapport ser du hela teamets månad: vem som har skickat in, vad som väntar och hur mycket som är godkänt. Under Att granska ligger alla väntande tidposter i en lista, så du kan beta av dem i ett svep.
- Godkänn eller neka varje tidpost, med en anledning när du nekar
- En nekad post rättas och skickas in igen för granskning
- Löneberedskap visar hur många av teamet som är godkända
- Perioden kan inte godkännas förrän varje post är granskad
Rätta en tidpost utan att skriva över den
Har någon glömt att dra av rasten ändrar du inte deras tid själv. Du föreslår en ändring, och medarbetaren får en notis och godkänner eller avvisar den. Tiden ändras först när den som jobbade har sagt ja.
- Föreslå ny starttid, sluttid eller rast, med ett meddelande
- Medarbetaren ser förslaget bredvid sin nuvarande tid
- Du får veta när förslaget godkänns eller avvisas
- Förslaget kommer som en notis i mobilen
Godkänd tid ligger fast
Varje person har en period per månad med ett tydligt läge. När perioden är godkänd eller låst går tiden inte att ändra, varken av personalen eller av någon annan, så löneunderlaget stämmer med det som betalades ut.
- Personalen kan rätta sin tid tills perioden är godkänd
- En inskickad period kan skickas tillbaka för rättning
- Den som har låsta perioder kan inte tas bort ur teamet
Periodens lägen
- Ej inskickad
- Inskickad
- Godkänd
- Låst
Stämmer tiden med schemat?
Har personen arbetspass i schemat visas schemalagd tid mot loggad tid för månaden, både för personalen och för dig. Jämförelsen är ett stöd när du granskar och påverkar inte själva tidrapporten.
- En summa per person och månad
- Syns i Min tid och när du granskar en person
- Skillnaden kallas inte övertid, den visas bara
Vad jämförelsen kan visa
- Mer loggat än schemalagt
- Schemalagd tid ännu inte loggad
- Loggad tid matchar schemat
Tidrapport i Controllen jämfört med lappar, SMS och Excel
Utan ett gemensamt system kommer timmarna in på olika sätt från olika personer, och någon ska föra över dem till lönen i slutet av månaden. Skillnaden syns i de frågor som dyker upp just då.
Var skrivs tiden?
Utan system
På lappar, i SMS och i ett Excelark
Med Controllen
I en tidrapport per person och månad
Är alla klara?
Utan system
Du jagar folk i slutet av månaden
Med Controllen
Löneberedskap visar vilka som är godkända
Något är fel
Utan system
Du ändrar siffran och hoppas att ingen undrar
Med Controllen
Du nekar med en anledning eller föreslår en ändring
Någon ändrar i efterhand
Utan system
Det märks inte
Med Controllen
En godkänd eller låst månad går inte att ändra
Till lönen
Utan system
Timmarna skrivs av för hand
Med Controllen
Löneunderlag som PDF eller fil till Fortnox Lön
Tiden hänger ihop med resten
Tidrapporten är grunden för lönen. Den jämförs med schemat, och när den är godkänd blir den löneunderlag.
Vanliga frågor om tidrapportering
Vad är tidrapportering i Controllen?
Tidrapportering är den del av Controllen där personalen fyller i sin arbetstid och du godkänner den. Varje person har en tidrapport per månad med start, slut och rast för varje dag. När månaden är godkänd är den underlaget för lönen.
Kan personalen rapportera tid i mobilen?
Ja. Fältarbetare har fliken Tid i mobilen, där de fyller i dagens tid och skickar in månaden. Det fungerar lika bra på datorn. Mobilen behöver vara uppkopplad när tiden sparas.
Kan man stämpla in och ut?
Nej. Controllen har ingen stämpelklocka eller timer. Personalen fyller i när de började och slutade, och väljer rast, och arbetstiden räknas ut direkt.
Rapporteras tiden per jobb?
Nej, tiden rapporteras per dag. En tidpost har start, slut, rast och en anteckning, men kopplas inte till ett visst jobb eller en viss kund.
Vem godkänner tidrapporten?
Ägaren och företagschefer. De godkänner eller nekar varje tidpost och godkänner sedan hela perioden. Ägaren kan därefter låsa perioden.
Kan en tidrapport ändras efter att den godkänts?
Nej. När perioden är godkänd eller låst går det inte längre att lägga till, ändra eller ta bort tid. Innan dess kan personalen rätta sin tid, och du kan föreslå ändringar som de godkänner.
Räknar Controllen ut lönen?
Nej. Controllen samlar och godkänner tiden. Lönen räknas ut i lönesystemet. Du tar ut löneunderlaget som PDF eller som en fil som du läser in i Fortnox Lön.
Kostar tidrapporteringen extra?
Nej. Tidrapportering ingår i alla planer, och i Controllen-planen ingår obegränsat antal fältarbetare utan kostnad per person.
Redo att ta kontroll över verksamheten?
Boka en kort demo så visar vi hur Controllen fungerar för just er verksamhet. Vill du hellre prova på egen hand skapar du ett konto direkt, gratis så länge du kör ensam.
Har du frågor? Kontakta oss
Så går en demo till
- Skicka en förfråganVi hör av oss inom 1 till 2 arbetsdagar och bokar en tid som passar er.
- Vi visar ControllenEn kort genomgång av det som passar er verksamhet, från jobb och schema till fakturor.
- Kom igångSkapa ett konto när ni är redo. Gratis för dig som kör ensam, inget kort behövs.