7 tecken på att du vuxit ur Excel

Excel är ofta ett utmärkt verktyg när företaget är litet. Du kan hålla koll på kunder, jobb, timmar och fakturor i ett kalkylblad och ändra upplägget efter behov. Problemet uppstår när verksamheten växer snabbare än strukturen.

För en ensam företagare eller ett företag med ett par personer kan Excel fortfarande räcka långt. Men när flera personer ska planera jobb, rapportera tid, kommunicera med varandra och följa upp fakturering blir kalkylblad lätt en flaskhals.

1. Vet du alltid vilka jobb som är fakturerade?

Om du behöver öppna flera Excel-filer, kontrollera mejl eller fråga en kollega för att veta om ett jobb är fakturerat, har du ett tydligt tecken på att strukturen inte längre räcker.

Tänk på en städfirma med 80 jobb under en månad: hemstädning, kontorsstädning, flyttstädning och fönsterputs. Om jobben ligger i en lista och faktureringen hanteras någon annanstans blir det lätt att missa ett jobb eller fakturera det två gånger.

2. Du uppdaterar samma information på flera ställen

Ett annat tydligt tecken är att samma kund eller jobb finns i flera dokument. Kundens telefonnummer finns kanske i Excel, jobbets detaljer i ett annat blad och informationen till personalen i ett sms.

Det skapar en enkel men dyr fråga: vilken information är den senaste? Om en kund ändrar tiden för en hemstädning från tisdag till torsdag ska ändringen helst inte behöva göras på tre eller fyra olika ställen.

3. Du lägger mer tid på administration än tidigare

När administrationen börjar växa snabbare än omsättningen är det värt att stanna upp. Det kan handla om att flytta information mellan Excel, mejl, kalender, fakturaunderlag och bokföring varje dag.

Säg att du lägger 20 minuter på att kontrollera och sammanställa information inför varje faktureringstillfälle. Gör du det 15 gånger under en månad blir det fem timmar. Det är tid som inte skapar mer intäkt och som ofta ökar när företaget får fler kunder och anställda.

4. Personal frågar dig om sådant de borde kunna se själva

Om medarbetare regelbundet behöver ringa eller skriva till dig för att veta vilket jobb de ska göra, när det ska göras eller vad som gäller, sitter informationen förmodligen för mycket i ditt huvud.

Det är vanligt i mindre tjänsteföretag. Ägaren blir navet för all information. Men när företaget växer blir det en risk: om du är upptagen med kundmöten eller inte är tillgänglig stannar frågor och beslut upp.

”Ett företag ska inte behöva fungera sämre bara för att ägaren är upptagen några timmar.”

5. Du har svårt att se vad som händer just nu

Ett växande tjänsteföretag behöver kunna svara på enkla frågor snabbt: Vilka jobb är planerade? Vilka pågår? Vad är klart? Vad är fakturerat? Vad väntar på nästa steg?

Om svaret kräver att du går igenom flera dokument och meddelanden saknar du en gemensam operativ översikt. Det är inte nödvändigtvis Excel i sig som är problemet. Problemet är att verktyget inte längre speglar hur verksamheten faktiskt fungerar.

• Du söker efter information istället för att se den direkt.
• Du behöver fråga andra för att få status på jobb.
• Du upptäcker ibland först i efterhand att något har missats.
• Du har svårt att få en snabb bild av vad som ska göras idag.

6. Offert, jobb och fakturering börjar glida isär

När ett företag växer behöver kundens resa hänga ihop bättre. En offert kan bli ett jobb, jobbet leder till tid eller underlag, och därefter ska det kunna faktureras. När informationen hanteras separat ökar risken för manuellt dubbelarbete.

Det märks särskilt i tjänsteföretag där arbetet varierar. En hantverkare kan ha ett jobb med offert och löpande timmar, medan en städfirma kan ha återkommande hemstädning, flyttstädning och kontorsstädning. Ju fler varianter du hanterar, desto viktigare blir en tydlig struktur.

7. Du märker att fler anställda skapar mer administration

Det sista tecknet är kanske det tydligaste: varje ny person gör att administrationen ökar mer än du hade räknat med. Med två personer kan en muntlig rutin fungera. Med tio personer behöver informationen vara tydlig även när du själv inte är med.

Det betyder inte att du behöver byta system så fort du anställer någon. Men om varje ny medarbetare kräver fler Excel-flikar, fler instruktioner och fler manuella kontroller är det ett tecken på att verksamheten har blivit mer komplex än arbetssättet.

När är det dags att lämna Excel?

Det finns ingen magisk gräns vid exempelvis fem eller tio anställda. Det avgörande är inte antalet personer utan hur mycket information som behöver samordnas varje dag.

Är du ensam och har ett fåtal kunder kan Excel vara helt rätt. Har du däremot flera anställda, många samtidiga jobb och en växande mängd administration kan ett verksamhetssystem ge en mer praktisk struktur.

För ett tjänsteföretag kan det innebära att samla den operativa översikten kring jobb, offerter, personal och kommunikationen kring jobben. Bokföringen behöver inte flyttas från Fortnox. Ett system som Controllen kan i stället ligga ovanpå och ge en tydligare bild av verksamheten medan bokföringen stannar i Fortnox.

Sammanfattning

• Excel fungerar ofta bra för små tjänsteföretag, men problemen börjar när flera personer behöver dela och uppdatera samma information.
• Svårt att veta vilka jobb som är utförda och fakturerade är ett tydligt tecken på bristande operativ översikt.
• När personalen ständigt behöver fråga ägaren om jobbstatus blir företagaren lätt en flaskhals.
• Ett växande tjänsteföretag behöver kunna följa arbetet från offert och planering till utfört och fakturerat jobb.
• Det är verksamhetens komplexitet, inte ett visst antal anställda, som avgör när Excel börjar bli otillräckligt.