Varför ska man använda Controllen?
Även några timmars mindre administration varje vecka kan ge många extra arbetstimmar under ett år.
Snabbt svar
Du bör använda Controllen om ditt tjänsteföretag har blivit så stort att information om jobb, kunder och fakturering börjar hamna på flera olika ställen. Systemet ger en tydligare överblick över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb, samtidigt som bokföringen fortsätter i Fortnox. För företag med några upp till cirka 20 anställda kan det innebära mindre administration, snabbare fakturering och färre missade uppgifter. Är du ensam med få uppdrag kan ett enklare arbetssätt ofta vara tillräckligt.
Varför väljer företag Controllen?
De flesta tjänsteföretag börjar inte leta efter ett verksamhetssystem för att de vill ha fler funktioner. De gör det när administrationen börjar ta mer tid än själva arbetet. Du kanske har jobb i kalendern, offerter i ett dokument, kundinformation i mobilen och fakturor i Fortnox. Då blir det lätt att missa vad som faktiskt är klart, vad som ska faktureras och vilka jobb som fortfarande väntar.
Controllen samlar den operativa överblicken på ett ställe. Istället för att leta i flera olika system ser du vilka jobb som är planerade, pågående, fakturerade och betalda. Bokföringen ligger fortfarande kvar i Fortnox, men den dagliga driften blir enklare att följa.
| Om du arbetar idag | Med bättre översikt |
|---|---|
| Du letar efter information i flera olika appar och dokument. | Du ser jobbens status på ett ställe. |
| Du undrar vilka jobb som är redo att faktureras. | Du ser vilka jobb som är klara och kan faktureras snabbare. |
| Medarbetare ringer för att fråga om detaljer. | Kommunikation sker kring respektive jobb. |
| Offerter skapas manuellt varje gång. | Offerter kan skapas direkt i samma arbetsflöde. |
Vilka problem löser Controllen i praktiken?
För många företag handlar den största utmaningen inte om att få fler kunder utan om att hålla ordning när företaget växer. En städfirma som utför hemstädning, kontorsstädning, flyttstädning och fönsterputs kan ha tiotals jobb varje vecka. När flera personer arbetar samtidigt blir det snabbt svårt att veta vem som gjort vad och vilka jobb som är färdiga.
- Du slipper fråga om ett jobb är klart innan du skickar fakturan.
- Chefer och fältarbetare ser den information som är relevant för deras roll.
- Kommunikation kopplas till jobbet istället för att försvinna i sms eller telefonsamtal.
- Offerter och jobb följer samma arbetsflöde istället för att ligga utspridda.
Ett vanligt tecken på att du behöver bättre översikt
Om du regelbundet behöver öppna kalendern, Fortnox, anteckningar och telefonen för att svara på en enkel kundfråga är det ofta ett tecken på att informationen är för utspridd.
När passar Controllen – och när gör det inte det?
Controllen är främst byggt för svenska tjänsteföretag med några anställda upp till ungefär 20 personer. Ju fler jobb som pågår samtidigt, desto större blir värdet av att ha en tydlig överblick över verksamheten.
| Situation | Passar Controllen? |
|---|---|
| Du driver företaget ensam och har få uppdrag varje vecka. | Inte alltid. Ett enklare arbetssätt kan ofta räcka. |
| Ni är flera medarbetare som utför jobb ute hos kund. | Ja, översikten blir betydligt viktigare. |
| Ni använder redan Fortnox för bokföring. | Ja, Controllen kompletterar Fortnox istället för att ersätta det. |
| Ni tappar ibland bort offerter eller glömmer att fakturera avslutade jobb. | Ja, det är ett vanligt problem som bättre översikt kan minska. |
Hur mycket tid kan bättre struktur spara?
Den exakta tidsvinsten varierar mellan företag. Däremot upplever många tjänsteföretag att de lägger mindre tid på att leta information, följa upp jobb och kontrollera vad som ska faktureras. Även små tidsbesparingar varje arbetsdag blir många timmar under ett år.
- Informationsletande per vecka
- 2 h
- Manuell uppföljning av jobb
- 1,5 h
- Kontroll före fakturering
- 1 h
”Det viktigaste är inte att arbeta snabbare – utan att slippa göra samma administrativa arbete två gånger.”
Varför inte bara använda Fortnox?
Fortnox är ett ekonomisystem och fortsätter vara platsen där bokföringen finns. Controllen ersätter inte Fortnox utan kompletterar det med den operativa översikten över den dagliga verksamheten. För många företag innebär det att ekonomin och den praktiska driften får tydligare roller istället för att allt försöker lösas i samma system.
Sammanfattning
- Controllen passar främst tjänsteföretag med några upp till cirka 20 anställda.
- Systemet kompletterar Fortnox genom att ge operativ översikt, inte ersätta bokföringen.
- Målet är att minska administration och göra det enklare att följa jobb från offert till betalning.
- När information finns samlad blir det lättare att fakturera i tid och undvika missförstånd.
Vanliga frågor
Är Controllen ett alternativ till Fortnox?
Nej. Controllen ersätter inte Fortnox utan kompletterar det. Bokföring och ekonomi ligger kvar i Fortnox, medan Controllen hjälper dig att få bättre överblick över den dagliga verksamheten. Det innebär att du kan följa jobbens status, arbeta med offerter och hålla ordning på verksamheten utan att behöva flytta din ekonomihantering från Fortnox.
Hur vet jag om mitt företag har vuxit ur Excel och manuella rutiner?
Om du ofta behöver leta efter information i flera olika dokument, fråga medarbetare om ett jobb är klart eller manuellt kontrollera vad som ska faktureras har företaget ofta blivit för komplext för ett enkelt arbetssätt. Ju fler anställda och parallella jobb du har, desto viktigare blir en gemensam överblick. För ensamföretagare med få uppdrag kan däremot enklare rutiner fortfarande fungera bra.
Controllen
Redaktionen
Redaktionen på Controllen skriver guider och praktiska artiklar för svenska tjänsteföretag som vill minska administration och få bättre överblick.
Relaterade guider
Redo att sluta administrera och börja leverera?
Controllen samlar jobb, offerter och fakturor på ett ställe.
Skapa konto gratis