Så fick AIOS tillbaka kontrollen över vardagen

Utmaningen

När AIOS började växa fungerade inte längre arbetssättet som tidigare. Ett nytt uppdrag kunde komma in via telefon, offerten skapades och skickades via mejl, arbetsordern skickades till medarbetaren via SMS och tidrapporten fylldes i separat. När jobbet var klart behövde fakturaunderlaget sammanställas innan det kunde skickas vidare till Fortnox.

Det innebar att samma information fanns på flera olika ställen samtidigt. Om en kund ändrade tiden för ett uppdrag eller ville lägga till en tjänst behövde informationen uppdateras manuellt på flera platser. Missades ett steg riskerade medarbetaren att få fel information eller faktureringen att försenas.

En vanlig arbetsdag kunde därför se ut så här:

-  En kund bokade en flyttstädning via telefon.
-  Offerten skickades från mejlen.
-  Arbetsordern skickades via SMS.
-  Kundens portkod sparades i en anteckning.
-  Tidrapporten registrerades separat efter avslutat jobb.
-  Fakturaunderlaget skickades vidare till Fortnox.

Varje del fungerade var för sig, men eftersom informationen inte hängde ihop blev ägaren den person som behövde hålla ihop verksamheten. Medarbetarna ringde för att få rätt adress, kunder ville veta status på sina uppdrag och mycket tid gick åt till att leta efter den senaste informationen istället för att utveckla företaget.

Lösningen

När AIOS började använda Controllen förändrades inte bara systemen, hela arbetsflödet förändrades.

Nu registreras kunden en gång. Därefter följer samma information med genom hela processen.

-  Kunden registreras.
-  Offerten skapas.
-  Offerten blir ett uppdrag.
-  Arbetsordern planeras.
-  Medarbetaren ser jobbet direkt.
-  Tidrapporten kopplas till uppdraget.
-  Fakturaunderlaget skickas vidare till Fortnox.

Istället för att leta efter information i Excel, mejl, SMS och anteckningar arbetar hela teamet utifrån samma uppdaterade information. Om ett jobb flyttas eller en kund ändrar något ser alla förändringen direkt.

Resultatet blev att AIOS inte längre behövde lägga tid på att hålla ihop informationen manuellt. Ägaren kunde fokusera på att utveckla verksamheten medan medarbetarna arbetade mer självständigt.

Så såg resan ut

1. AIOS började växa.

2. Informationen spreds mellan flera system.

3. Ägaren blev flaskhalsen.

4. Controllen infördes.

5. Teamet började arbeta i samma system.

6. Administrationen minskade.

Vad betydde det för AIOS kunder?

Förändringen märktes inte bara internt hos AIOS, även kunderna fick en bättre upplevelse. När all information samlades på ett ställe kunde företaget ge snabbare svar, minska risken för missförstånd och arbeta mer strukturerat i varje uppdrag.

Det innebar bland annat att:

- Kunder fick snabbare återkoppling på frågor och offertförfrågningar.
- Medarbetarna kom till rätt adress med rätt information från början.
- Missförstånd kring uppdrag och bokningar minskade pga bättre översikt
- Fakturor kunde skickas snabbare efter avslutat arbete.
- Uppföljningen blev enklare eftersom all information fanns samlad på ett ställe.

Resultatet blev en smidigare upplevelse för både AIOS och deras kunder. När medarbetarna slipper leta efter information kan de istället fokusera på att leverera ett bra arbete och ge kunderna den service de förväntar sig.

Resultat

−7 timmar per vecka

Minskad administration

100 % av teamet arbetar i samma system

Gemensam informationskälla

Fakturaunderlag klart direkt efter avslutat jobb

Snabbare fakturering

Vanliga frågor