Nu kan du chatta direkt i Controllen

När ett jobb pågår uppstår ofta frågor som behöver besvaras snabbt. En kund kanske undrar när fönsterputsningen blir klar, en medarbetare behöver veta något om ett flyttstäd eller du behöver följa upp en ändring inför morgondagens jobb. Tidigare kunde sådan information hamna i olika meddelanden och bli svår att hitta igen.

Nu kan du chatta direkt i Controllen. Det gör det enklare att samla kommunikationen kring verksamheten där du redan har översikten över jobben. Målet är inte att ersätta alla andra sätt att kommunicera, utan att göra det lättare att hålla ihop informationen som hör till arbetet.

Vad är nytt i Controllen?

Nyheten är att Controllen nu även har chatt för kommunikationen kring jobbet. Det innebär att du kan hålla viktig information närmare den övriga verksamheten, istället för att behöva växla mellan olika verktyg för att förstå vad som händer.

• Chatta om sådant som rör det dagliga arbetet.
• Samla mer av kommunikationen i samma system som jobböversikten.
• Minska behovet av att leta efter information i olika meddelanden.
• Gör det enklare att följa upp frågor som uppstår kring pågående och planerade jobb.

Varför behövs chatt i ett verksamhetssystem?

För ett tjänsteföretag är kommunikation en del av själva jobbet. Det kan handla om att en medarbetare behöver stämma av något inför en kontorsstädning, att en kund lämnar ny information inför en hemstädning eller att någon behöver följa upp ett praktiskt problem på plats.

Problemet är sällan att det saknas sätt att skicka meddelanden. Problemet är att informationen lätt hamnar på fel plats. När kommunikationen ligger separat från jobb, offerter och övrig verksamhetsinformation blir det svårare att snabbt få hela bilden.

När kan chatten vara användbar?

Chatten passar framför allt för den löpande kommunikationen som uppstår när jobb ska planeras, genomföras och följas upp. Det kan vara små frågor som annars riskerar att försvinna bland andra meddelanden.

Det viktiga är inte vilken typ av tjänst du säljer. Oavsett om företaget arbetar med städning, hantverk eller fastighetsskötsel uppstår det löpande frågor mellan den som planerar arbetet och den som utför det.

Vad blir skillnaden i vardagen?

Skillnaden märks framför allt när du behöver förstå vad som händer utan att lägga tid på att leta. Om du driver ett företag med flera anställda kan en stor del av administrationen bestå av små avstämningar: Vad är klart? Vad behöver ändras? Vem har fått informationen? Vad gäller för jobbet?

När kommunikationen finns närmare jobböversikten blir det lättare att kombinera informationen med resten av verksamheten. Det kompletterar Controllens befintliga översikt över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb.

”Mindre tid på att leta efter information innebär mer tid till att faktiskt driva verksamheten.”

Ersätter Controllen andra chattverktyg?

Nej, det behöver den inte göra. Controllens chatt är till för att göra kommunikationen kring verksamheten mer samlad. Har företaget redan andra kommunikationskanaler kan de fortfarande fylla en funktion för annat än den dagliga kommunikationen kring jobben.

Fördelen kommer när information som hör till verksamheten kan hanteras närmare resten av arbetet. Du slipper då i större utsträckning behandla jobböversikten och kommunikationen som två helt separata delar.

Passar chatten alla företag?

Har du en verksamhet där du arbetar ensam kan behovet av en gemensam företagschatt vara begränsat. När ni är flera som planerar och utför jobb blir behovet däremot ofta större, eftersom fler personer behöver dela information och hålla sig uppdaterade.

Det är också därför nyheten passar Controllens målgrupp: svenska tjänsteföretag med några till omkring 20 anställda. För sådana företag kan små informationsluckor skapa onödig administration, särskilt när arbetsdagen redan innehåller schemaläggning, tidrapportering, kundkontakt och fakturering.

Vad betyder det för administrationen?

Chatten är en liten förändring i själva systemet, men den angriper ett vanligt vardagsproblem: information som finns, men som tar tid att hitta. När kommunikation och verksamhetsöversikt hänger bättre ihop blir det enklare att få kontroll över vad som händer i företaget.

Det kan också bidra till snabbare uppföljning. När du har bättre koll på vad som händer i jobben blir det enklare att se vad som är klart och vad som behöver hanteras vidare. Det är särskilt viktigt i verksamheter där många mindre jobb pågår parallellt.

Sammanfattning

• Controllen har nu chatt för kommunikation kring det dagliga arbetet.
• Chatten gör det enklare att samla information närmare jobböversikten.
• Funktionen är särskilt relevant för tjänsteföretag där flera personer planerar och utför jobb.
• Chatten kompletterar andra kommunikationsverktyg och behöver inte ersätta dem.
• Målet är mindre administration och bättre överblick över verksamheten.