Vad ska en arbetsorder innehålla?

Arbetsordern ska ta ett jobb från beställning till faktura. Det är ofta där det brister. Den som var på plats vet vad som gjordes, men det som når kontoret är ett foto av en skrynklig blankett, ett sms med tre ord, eller ingenting alls. Då blir fakturan en gissning, eller så blir den aldrig skriven.

Här går vi igenom vad en arbetsorder behöver innehålla för att du ska kunna fakturera rätt, vilka uppgifter som krävs när kunden ska ha ROT- eller RUT-avdrag, hur du hanterar tilläggsarbete och när en mall räcker.

Vad är en arbetsorder, och hur skiljer den sig från offert och faktura?

En arbetsorder är den interna beställningen av ett konkret jobb. Den talar om för den som ska utföra arbetet vart hen ska, för vem och vad som ska göras, och den kommer tillbaka med vad som faktiskt blev gjort. Offerten är ditt erbjudande till kunden före jobbet och fakturan är kravet efteråt. Arbetsordern är det som händer däremellan.

Har du ingen separat arbetsorder ligger uppdraget någon annanstans: i en sms-tråd, i kalendern eller i huvudet på den som tog samtalet. Det håller så länge du själv gör jobbet och själv fakturerar. Det slutar hålla när två personer är ute samtidigt, eller när någon ska fakturera ett jobb de inte var på.

Vad ska en arbetsorder innehålla?

Använd tabellerna som mall. Den första delen fylls i när jobbet bokas. Den andra fylls i av den som utför jobbet, helst på plats och inte kvällen efter.

Innan jobbet: det som bestäms vid bokningen

Under och efter jobbet: det som faktiskt hände

Om jobbet har ROT- eller RUT-avdrag

Skatteverket listar vad som bör stå på en faktura för ROT- eller RUT-arbete. Utöver det vanliga är det bland annat vem som utförde arbetet och att utföraren har F-skatt, kundens personnummer, vilken typ av arbete det var, var och under vilken period det gjordes, och hur kostnaden fördelar sig på arbete, material och övriga kostnader. För ROT ska även fastighetsbeteckningen stå, eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnumret om kunden bor i en bostadsrätt. Allt det här är enklast att få med redan på arbetsordern.[1]

Uppdelningen mellan arbete och material är ingen formalitet. Det är bara arbetskostnaden som ger rätt till rotavdrag, material och resor gör det inte. När du sedan begär utbetalning från Skatteverket frågar de efter det faktiska antalet arbetade timmar för varje typ av arbete, och efter materialkostnaden du fakturerat.[2]

För RUT, till exempel hemstädning eller fönsterputs, gäller samma sak: det är bara arbetskostnaden som ger avdrag, och begäran om utbetalning ska innehålla de faktiskt arbetade timmarna för respektive arbete.[3]

Vad skiljer arbetsordern mellan el, VVS och städ?

Grundfälten är desamma i alla branscher, men det som är värt att skriva ner skiljer sig. Tabellen är våra förslag, inte krav från någon myndighet: sådant som är svårt att ta reda på när man väl har åkt därifrån.

Hur hanterar du tilläggsarbete?

Tilläggsarbete är det som dyker upp under jobbet: röret bakom väggen som också är rostigt, uttaget som inte går att flytta utan att dra om. När kunden är en privatperson och jobbet är ett arbete på en byggnad eller en sak gäller konsumenttjänstlagen. Enligt den ska du underrätta kunden och be om besked innan du gör tilläggsarbetet.[4]

Går kunden inte att nå inom rimlig tid får du göra arbetet ändå, men bara om priset är obetydligt eller lågt jämfört med det avtalade, eller om det finns särskilda skäl att tro att kunden vill ha det gjort. Arbete som inte kan vänta utan fara för allvarlig skada för kunden ska du göra. Har du lämnat ett ungefärligt pris får det inte överskridas med mer än 15 procent, om ni inte har avtalat något annat eller du har rätt till pristillägg, till exempel för tilläggsarbete som gjorts enligt reglerna.[4]

På arbetsordern räcker det därför inte att skriva att något lades till. Så här kan du dokumentera det:

1. Vad som upptäcktes och varför det behöver åtgärdas, gärna med ett foto.
2. Vad tilläggsarbetet kostar, eller hur det ska räknas.
3. När och hur kunden sa ja: på plats, i telefon eller i ett sms.
4. Tid och material för tilläggsarbetet för sig, så att det går att skilja från det ursprungliga uppdraget.

Kunden har dessutom rätt att begära en specificerad räkning som gör det möjligt att bedöma arbetets art och omfattning, och som visar hur priset har räknats fram när det inte var fast. En ifylld arbetsorder är det underlaget.[4]

Räcker en mall, eller behöver du ett system?

Vår bedömning är att en bra mall ofta räcker om du är ensam i firman. Du skriver arbetsordern, gör jobbet och fakturerar själv, så ingenting ska lämnas över till någon annan.

Med några anställda flyttar problemet. Uppgifterna försvinner i överlämningen mellan den som gör jobbet och den som fakturerar. Ett bra test: får den som fakturerar veta att ett jobb är klart samma dag som det blev klart, med tid, material och tilläggsarbete? Är svaret nej är det överlämningen du behöver lösa, och en snyggare blankett hjälper inte mycket.

Så fungerar en arbetsorder i Controllen, och vad som saknas

I Controllen är jobbet arbetsordern. Varje jobb har kund, adress, tid, vem som ska dit och pris, och går genom lägena planerad, pågående, klar, fakturerad och betald. Fältarbetaren ser sina jobb i mobilen, startar dem och markerar dem som klara, tar foton och skriver avvikelser direkt på jobbet. På kontoret visar Väntar på fakturering vilka jobb som är klara men inte fakturerade. Så fungerar jobben i Controllen.

Uppgifterna för ROT och RUT ligger på jobbet, ofta hämtade från offerten. När du trycker Skapa faktura skapas fakturan i Fortnox, och saknas något som krävs för avdraget stoppas fakturan med besked om vad som fattas. Mer om det under fakturering.

En del av det som en arbetsorder ofta har finns inte i Controllen. Det finns inga checklistor eller egenkontroller på jobbet, och kunden skriver inte under i appen. Tid rapporteras per dag och inte per jobb, så timmarna per arbete som Skatteverket frågar efter vid ROT och RUT behöver du hålla reda på vid sidan av.

Material som läggs in som kostnad på jobbet visar vad jobbet lämnar, men blir inte rader på fakturan. Fakturan byggs av jobbets pris, eller av offertens rader om jobbet kom från en offert. Har ni gjort tilläggsarbete på ett jobb utan offert uppdaterar du priset på jobbet innan du trycker Skapa faktura. Kom jobbet från en offert behöver tilläggsarbetet läggas till på fakturan innan den skickas till kunden.

Det viktigaste att ta med sig

En arbetsorder gör sitt jobb när den som fakturerar kan skriva fakturan utan att ringa den som var på plats. Har din mall fälten ovan, med tid och material för sig och tilläggsarbetet dokumenterat, har du också det underlag som kunden och Skatteverket kan fråga efter.

Sammanfattning

• En arbetsorder beskriver vad som ska göras på ett jobb, dokumenterar vad som faktiskt blev gjort och är underlaget för fakturan.
• Vid ROT- och RUT-arbete bör fakturan enligt Skatteverket bland annat visa kundens personnummer, typ av arbete, var och när arbetet utfördes och hur kostnaden fördelas på arbete och material.
• Bara arbetskostnaden ger rätt till ROT- och RUT-avdrag, och när företaget begär utbetalning frågar Skatteverket efter det faktiska antalet arbetade timmar.
• Enligt konsumenttjänstlagen ska en privatkund underrättas och få ge besked innan tilläggsarbete utförs, med vissa undantag när kunden inte går att nå.
• En mall räcker ofta för den som arbetar ensam. Med flera anställda är det överlämningen från fält till kontor som behöver lösas.