Starta städfirma: det här behövs före första kunden

Kanske är det en granne som vill ha hjälp med veckostädningen, eller en bekant som ska flytta och behöver en flyttstädning. Innan du tackar ja till det första jobbet behöver några saker vara på plats, och den här guiden tar dem i tur och ordning: registreringen, RUT, försäkringen, priset och nycklarna.

Den är skriven för dig som ännu inte har startat. Driver du redan en städfirma och funderar på hur jobb, schema och fakturor ska hänga ihop, finns det på sidan för städföretag.

Vad måste jag registrera innan första kunden?

Du behöver ett registrerat företag och ett godkännande för F-skatt, och i många fall även momsregistrering och registrering som arbetsgivare. Allt det görs i samma e-tjänst på Verksamt.se, där du också väljer företagsform.[1]

Valet av företagsform påverkar vem som står för skulderna och hur du kan ta ut pengar. Så här beskriver Verksamt de två former som en ensam städare oftast väljer mellan:[1]

När företagsformen är vald är ordningen ungefär densamma för båda. I ett aktiebolag är det bolaget, inte du, som ansöker om F-skatt och moms.[1]

1. Registrera företaget på Verksamt.se.
2. Ansök om F-skatt i samma e-tjänst. Preliminärskatten beräknas på det överskott du uppskattar, och den betalar du in löpande under året.
3. Registrera företaget för moms, om du inte omfattas av undantaget för låg omsättning (se nedan).
4. Registrera dig som arbetsgivare innan du betalar ut den första lönen, om du ska ha anställda.

F-skatten är den viktigaste av dem för en städfirma. Den innebär att du själv betalar in skatt och avgifter, så att kunden inte ska dra av skatt eller betala arbetsgivaravgifter på det kunden betalar dig. Skatteverket rekommenderar att du skriver "Godkänd för F-skatt" på varje faktura. Har du FA-skatt ska du hänvisa skriftligt till ditt F-skattegodkännande för varje uppdrag du fakturerar.[2]

Moms behöver du i de flesta fall inte registrera om företagets omsättning är högst 120 000 kronor per kalenderår, räknat utan moms, och inte heller har varit högre något av de två föregående åren. Går du över gränsen upphör undantaget: du ska ta ut moms från och med den försäljning som gjorde att gränsen passerades och registrera företaget för moms.[3]

Undantaget har en baksida. Ett företag som inte är momsregistrerat får heller ingen moms tillbaka på sina inköp, till exempel städmaskiner och rengöringsmedel.[1]

Ska du anställa registrerar du dig som arbetsgivare innan du betalar ut ersättning för arbete. Därefter redovisar du lön och skatteavdrag för varje anställd i en arbetsgivardeklaration varje månad, vanligtvis senast den 12:e månaden efter.[4]

Hur fungerar RUT för en städfirma?

Kunden betalar halva arbetskostnaden, och din firma begär den andra halvan från Skatteverket när jobbet är utfört och betalt. Avdraget är högst 50 procent av arbetskostnaden, och en kund kan få högst 75 000 kronor i ROT och RUT tillsammans per person och år. För att få utbetalningen måste företaget vara godkänt för F-skatt.[5]

RUT gäller städning i eller nära en bostad som kunden bor i eller har som fritidsbostad. Kunden behöver inte äga bostaden. Skatteverket drar gränsen för städning så här:[6]

Eftersom avdraget hör till kundens bostad ger kontorsstädning och trappstädning åt en bostadsrättsförening inget RUT. Har du både privatkunder och företagskunder får du alltså två sorters fakturor: en med RUT och en vanlig.[6]

Några villkor till avgör om pengarna faktiskt kommer. Bara arbetad tid på plats hos kunden räknas, inte resor, material, utrustning eller administration. Kunden måste betala elektroniskt, och kunden får inte vara släkt med den som städar. Din begäran om utbetalning ska ha kommit in till Skatteverket senast den 31 januari året efter att kunden betalade.[5]

För en ny firma är den stora frågan likviditeten. Du har betalat ut lön för städningen innan Skatteverket har betalat sin halva, och blir underlaget fel kan du få mindre än du räknat med. Det är skälet till att fakturan behöver vara rätt från första kunden.

Vad fakturan ska innehålla och hur du begär utbetalningen går vi igenom steg för steg i guiden om ROT och RUT på fakturan. Reglerna för att fakturera privatpersoner i övrigt, som betalningsvillkor och vad du måste ange, finns i guiden om att fakturera en privatperson.

Vilken försäkring behöver en städfirma?

Börja med en ansvarsförsäkring. Det är den Verksamt lyfter fram för den som startar, och den är till för att hjälpa företaget vid olyckor och misstag, som när något går sönder hemma hos en kund.[1]

Vi har inte hittat någon myndighet som anger en viss försäkring som en städfirma måste ha. Har du kollektivavtal eller hängavtal framgår det av avtalet vilka försäkringar du måste teckna för dina anställda. Du kan också teckna försäkringar hos det försäkringsbolag eller den bank du väljer, och vad som passar beror enligt Verksamt på vilken verksamhet du bedriver.[10]

Villkoren skiljer sig mellan försäkringsbolag, så vi kan inte säga vad en viss försäkring täcker. Det här är frågorna vi tycker att en städfirma ska ha fått svar på innan avtalet skrivs:

• Gäller ansvarsförsäkringen skador på kundens egendom när vi städar i kundens hem?
• Vad gäller om en kunds nyckel försvinner, och ersätts kostnaden för att byta lås?
• Gäller försäkringen för det vi har i förvar åt kunder, som nycklar och nyckelbrickor?
• Är städutrustningen försäkrad när den ligger i bilen eller står hos en kund?
• Vad behöver vi lägga till när vi anställer den första personen?

Glöm inte din egen trygghet. Med enskild näringsverksamhet väljer du antal karensdagar när du registrerar företaget hos Skatteverket.[10] Du kan välja 1, 7, 14, 30, 60 eller 90 dagar, och fler karensdagar ger lägre egenavgifter. Blir du sjuk sjukanmäler du dig själv till Försäkringskassan första sjukdagen. I ett aktiebolag där du tar ut lön betalar bolaget sjuklön de första 14 dagarna.[1] Den som städar ensam har ingen som tar över passen, så välj karenstid efter hur länge du klarar dig utan inkomst.

Hur sätter jag pris på städning?

Räkna först ut vad en timme kostar dig, och sätt sedan priset över det. Först därefter väljer du hur kunden ska se priset: per timme, per kvadratmeter eller som ett fast pris för hela jobbet.

Kostnaden för en timme är mer än lönen. Det här brukar höra till:

• Lönen, och för anställda arbetsgivaravgiften. Den är 31,42 procent av bruttolönen 2026. För anställda som är 19 till 23 år är den tillfälligt sänkt till 20,81 procent på lön upp till 25 000 kronor i månaden, för lön som betalas ut från den 1 april 2026 till den 30 september 2027.
• Restiden mellan kunderna. Den ger inget RUT-avdrag, men den kostar lika mycket som städtiden.
• Rengöringsmedel och annat förbrukningsmaterial. På RUT-jobb ska du alltid ta betalt för det, och det redovisas skilt från arbetet.
• Utrustning, bil, försäkring och bokföring.
• Tid som du inte kan fakturera: offerter, avbokningar, administration.

Arbetsgivaravgiften[11] och regeln om förbrukningsmaterial[5] kommer från Skatteverket. Resten av listan är vår bedömning av vad timpriset behöver rymma.

När du anger pris till privatpersoner ska det vara med moms och andra skatter inräknade. Det gäller tjänster lika väl som varor.[12]

Säg att ditt timpris för hemstädning är 500 kronor inklusive moms och att hela timmen är arbetskostnad. Med RUT betalar kunden 250 kronor, och du begär 250 kronor från Skatteverket. Rengöringsmedlet tar du betalt för på en egen rad. Skriv ut både priset före och priset efter RUT i offerten, så att kunden förstår varför det blir dyrare om avdraget inte godkänns.

Tabellen är vår bedömning, inte en regel. Oavsett modell räknas RUT-avdraget bara på arbetskostnaden, så även ett fast pris eller ett kvadratmeterpris behöver gå att dela upp i arbete och material på fakturan.[5]

Hur du väljer mellan ett fast pris och att ta betalt per timme, och vad som händer när jobbet växer, finns i guiden om fast pris eller löpande räkning.

Hur hanterar vi kundernas nycklar och larmkoder?

Med en skriftlig rutin som finns innan du tar emot den första nyckeln: vem som har vilken nyckel, var den förvaras och vad som händer om den försvinner. Det finns ingen myndighetsregel för nyckelhantering som vi kan hänvisa till, så det som följer är vår bedömning av en rimlig rutin för en liten firma.

1. Kom överens med kunden skriftligt om hur nyckeln lämnas och lämnas tillbaka, och vad som gäller om den försvinner. Gör det samtidigt som du stämmer av försäkringen.
2. Märk nyckeln med en kod, aldrig med kundens namn eller adress. En nyckel som tappas bort med adressen på är en inbjudan.
3. Håll listan som kopplar koderna till kunderna åtskild från nycklarna.
4. Förvara nycklarna inlåsta när de inte används, och låt den som tar ut en nyckel kvittera med datum.
5. Be kunden lägga upp en egen larmkod för städfirman om larmet tillåter det. Då kan koden tas bort utan att kunden måste byta sin egen.
6. Skicka inte larmkoder i ett vanligt sms eller i en gruppchatt.
7. När någon slutar lämnas nycklarna tillbaka samma dag, och de kunder som berörs får veta att de kan byta larmkod.

Kodlistan är det känsligaste du har i hela rutinen, eftersom den talar om vem som bor var och vilken nyckel som går till vilken dörr. Låt så få personer som möjligt ha tillgång till den, och lägg den inte i en delad mapp som alla anställda når.

Controllen har ingen funktion för nyckelhantering. På varje jobb kan du skriva en anteckning som städaren ser i mobilen, till exempel var nyckeln hämtas eller hur man tar sig in i porten. Själva larmkoden tycker vi ska gå en annan väg än jobbanteckningen.

Allt det här går att sköta med en anteckningsbok och en kalender så länge du städar själv. När de första anställda kommer och samma kund ska städas varannan vecka av olika personer blir det svårare att hålla ihop jobb, tider och fakturor. Hur Controllen fungerar för just det beskriver vi på sidan för städföretag.

Sammanfattning

• En ny städfirma registrerar företaget, ansöker om F-skatt och vid behov registrerar moms och arbetsgivare i samma e-tjänst på Verksamt.se.
• Ett företag med en omsättning på högst 120 000 kronor per år utan moms, även de två föregående åren, behöver i de flesta fall inte momsregistreras.
• Med RUT betalar kunden hälften av arbetskostnaden och städfirman begär resten från Skatteverket, vilket kräver att firman är godkänd för F-skatt och att kunden betalar elektroniskt.
• RUT gäller städning i eller nära kundens bostad, inte kontorsstädning eller städning av trapphus och andra gemensamma utrymmen i flerfamiljshus.
• Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent av bruttolönen 2026, och den kostnaden behöver rymmas i städfirmans timpris.