Måste jag skicka e-faktura? Vad som gäller för små företag

Du har gjort ett jobb åt kommunen, skickar fakturan som pdf som du brukar och får svaret att de bara tar emot e-faktura. Eller så står det i ett avtal med en större kund att fakturor ska skickas elektroniskt i ett visst format. Frågan blir om det gäller dig och vad e-faktura egentligen betyder.

Den här guiden är skriven för dig som driver företaget och skickar fakturor. Letar du efter hur du som privatperson tar emot e-fakturor i din internetbank är det din bank som kan svara på det, inte den här texten.

Vad är en e-faktura och räknas en pdf som e-faktura?

När en kommun eller myndighet kräver e-faktura räknas en pdf inte. E-fakturalagen menar en faktura som utfärdas, skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt.[1]

Förvirringen kommer av att ordet används på flera sätt. Momslagen har en bredare definition: där är en elektronisk faktura en faktura som utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format. Definitionen kräver inget strukturerat format och enligt vår läsning ryms en pdf i ett mejl i momslagens mening. Den definitionen avgör däremot inte vad en offentlig kund måste godta.

Skatteverket skriver det rakt ut i sin information om ViDA: pdf-fakturor och andra digitala fakturor som inte kan hanteras automatiskt räknas inte som e-faktura. En inskannad pappersfaktura räknas inte heller.[3]

Måste jag skicka e-faktura till kommuner och myndigheter?

Ja, om köpet är en offentlig upphandling. Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling gäller sedan den 1 april 2019 och säger att leverantörer ska skicka fakturor till upphandlande myndigheter och enheter enligt den europeiska standarden för e-faktura. Den gäller inte fakturor för upphandlingar som påbörjades före det datumet.[1]

Kravet gäller oavsett hur kommunen har upphandlat, också vid en direktupphandling. Ett litet jobb, som en snabb reparation eller en extra storstädning av en lokal, är alltså inte undantaget bara för att det inte fanns någon stor upphandling bakom. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3, som bygger på den europeiska standarden EN 16931.[5]

Det finns två vägar runt standardformatet. Du och köparen kan avtala om en annan standard och lagen gäller inte där en e-faktura skulle riskera att röja säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter. Det andra undantaget berör sällan ett städ- eller hantverksföretag.

Skickar du ändå en vanlig pdf kan köparen anmäla det. Myndigheten som har tillsynen kan då förelägga dig att skicka fakturor enligt standarden och föreläggandet kan förenas med vite.

I praktiken handlar det om att ta reda på hur just den kunden vill ha fakturan innan du skickar den första. Så här gör du, i den ordningen vi skulle ta det:

1. Fråga köparen vilket format och vilken mottagaradress de använder och vilken referens som ska stå på fakturan.
2. Kontrollera i ditt fakturaprogram om det kan skicka e-faktura i köparens format. Det är programmets egen dokumentation som svarar på det.
3. Kan programmet inte skicka, fråga köparen om de har en fakturaportal där du kan registrera fakturan för hand.
4. Har ni avtalat om något annat än standarden, se till att det står skriftligt.

Upphandlingsmyndighetens egen leverantörsinformation visar hur det kan se ut. Den vill ha Peppol BIS Billing 3, godtar inte pdf, låter leverantörer som inte kan skicka via Peppol registrera fakturan i en fakturaportal och kräver inköpsordernumret som referens. Andra köpare har egna instruktioner, så läs den du fakturerar.[9]

Kan en privatkund kräva e-faktura?

Nej, inte enligt de regler vi har gått igenom. E-fakturalagen gäller bara fakturor till följd av offentlig upphandling och ingen av de andra källorna i den här guiden ger en privatkund rätt att kräva e-faktura. Det är vår slutsats av genomgången, inte en mening som står i någon av lagarna.

Momslagen pekar snarare åt andra hållet. En elektronisk faktura får utfärdas bara om mottagaren godkänner det. Det är alltså kundens godkännande som krävs för att du ska få fakturera elektroniskt, inte tvärtom.[2]

För många jobb åt privatpersoner behöver du inte ens fakturera. Skatteverket skriver att säljaren i de flesta fall inte behöver utfärda faktura när köparen är en privatperson. Ett viktigt undantag är bygg- och anläggningstjänster, där faktura krävs även till privatkunder.[8]

Om du erbjuder e-faktura via kundens bank är alltså ett affärsbeslut, inte ett krav. Vad som måste stå på fakturan när du väl fakturerar en privatperson går vi igenom i guiden om att fakturera en privatperson och reglerna för ROT- och RUT-fakturor finns i guiden om ROT och RUT på fakturan. Vad som gäller för pris och avtal med privatkunder tar vi upp i artikeln om fast pris eller löpande räkning.

Vad betyder EU:s ViDA-regler för ett litet företag?

Säljer du bara till kunder i Sverige ändrar ViDA inget för dig i dag. Det som är beslutat är att e-faktura och digital rapportering blir obligatoriskt för gränsöverskridande affärer mellan företag inom EU från den 1 juli 2030.[3]

Gör du jobb åt ett företag i ett annat EU-land gäller kraven oavsett bolagsform och storlek och från första transaktionen. För sådana affärer är pdf-fakturor inte tillåtna från 2030 och fakturan ska följa EN 16931.

För affärer inom Sverige är frågan öppen. Enligt regeringens kommittédirektiv blir elektronisk fakturering huvudregel även för inhemska affärer från den 1 juli 2030, men medlemsländerna får fortsätta att tillåta pappersfakturor och andra format för affärer som inte omfattas av rapporteringen över gränserna.[4]

Regeringen tillsatte i februari 2026 en utredning som ska bedöma om e-faktura och digital rapportering ska införas även för inhemska affärer och i så fall i vilken omfattning. Utredaren ska bland annat analysera konsekvenserna för små och medelstora företag och lämna förslag på när reglerna i så fall ska börja gälla. Uppdraget ska redovisas senast den 30 november 2027.

Vad gäller om jag fakturerar från Controllen?

Fakturan skapas i Fortnox och du skickar den därifrån. I Controllen blir ett slutfört jobb en faktura i Fortnox, med ROT eller RUT ifyllt när jobbet har det och Controllen skickar inte själv fakturan till kunden. Det beskriver vi på sidan om fakturering.

Vilka e-fakturaformat Fortnox kan skicka och hur du gör det, beskriver vi inte här. Det är Fortnox som avgör hur det fungerar och svaret finns i Fortnox egen dokumentation. Har du en offentlig kund är det den frågan du behöver ha svar på innan första fakturan går iväg.

Vår bedömning är att de flesta små tjänsteföretag i dag möter e-fakturakravet på ett ställe: när en kommun, region eller myndighet blir kund. Det är där det lönar sig att ta reda på formatet i förväg. Resten av e-fakturafrågan avgörs av utredningen. I dag är pdf tillåten mot privatkunder och svenska företagskunder som godkänner den.

Sammanfattning

• Leverantörer som fakturerar en kommun, region eller statlig myndighet efter en offentlig upphandling, även en direktupphandling, ska skicka e-faktura enligt den europeiska standarden om inget annat har avtalats.
• En pdf eller en inskannad pappersfaktura räknas inte som e-faktura enligt e-fakturalagen, eftersom fakturan ska vara i ett strukturerat format som kan behandlas automatiskt.
• Sedan den 1 juli 2026 är det Upphandlingsmyndigheten, inte Digg, som stöttar leverantörer och beslutar om förelägganden enligt lagen om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling.
• Enligt momslagen får en elektronisk faktura utfärdas bara om mottagaren godkänner det och ingen svensk regel ger i dag en privatkund rätt att kräva e-faktura.
• EU:s ViDA-regler gör e-faktura obligatoriskt för affärer mellan företag i olika EU-länder från den 1 juli 2030; om kravet även ska gälla inom Sverige utreds och ska redovisas senast den 30 november 2027.