Betalningspåminnelse: avgift, ränta och när det blir inkasso

Förfallodagen var för en vecka sedan och pengarna har inte kommit. Lönerna ska ut ändå, och du vet inte riktigt vad du får skriva i påminnelsen: får du lägga på en avgift, hur mycket ränta, och när blir det för hårt?

Det mesta av svaret står i två korta lagar, räntelagen och lagen om ersättning för inkassokostnader. Båda skiljer på om kunden är en privatperson eller ett företag, så den här guiden gör det också. Beloppen och räntan nedan har vi kontrollerat mot lagtexten hos riksdagen och mot Riksbanken den 7 oktober 2026.

När ska jag skicka en påminnelse?

Du kan skicka en påminnelse så snart förfallodagen har passerat. Lagen säger inte när det ska ske, och du behöver inte vänta på påminnelsen för att få ränta: har fakturan en förfallodag som var bestämd i förväg löper dröjsmålsräntan från den dagen.[1]

Vår bedömning är att det lönar sig att påminna tidigt och sakligt. En kund som har glömt fakturan behöver bara en knuff, och ett första brev i hård ton kan kosta en kund du vill behålla. Du kan ringa eller mejla först, men en påminnelse som du vill ta ut avgift för ska vara skriftlig.[2]

Skapas dina fakturor i Fortnox gör du påminnelsen där, under Fakturering och Påminnelse. Fortnox skriver i sin hjälp att det inte går att lägga ränta på själva påminnelsen. Räntan tar du i stället ut med en räntefaktura när kunden har betalat.[8]

Får jag ta ut en påminnelseavgift, och hur mycket?

Ja, högst 60 kronor för en skriftlig påminnelse, men bara om ni kom överens om avgiften senast när skulden uppstod. Det gäller både privatpersoner och företag. Ett avtalsvillkor som ger dig rätt till mer än lagen tillåter är ogiltigt.[2]

Det är tidpunkten som fäller många. Står avgiften bara på fakturan kan det vara för sent, eftersom skulden i regel uppstod när jobbet beställdes eller utfördes. Vår bedömning är att den ska stå i offerten eller avtalet som kunden har godkänt, så att det inte finns något att diskutera i efterhand.

Beloppen står i lagen om ersättning för inkassokostnader och har inte ändrats sedan 2013. Lagen säger också att ersättningen bara gäller kostnader som har varit skäligen påkallade, och att du får ta ut den om det inte finns särskilda skäl till annat.[2]

Förseningsersättningen på 450 kronor infördes 2013 när Sverige genomförde ett EU-direktiv mot sena betalningar.[9] Den gäller bara mellan näringsidkare och när ett företag har sålt till en myndighet eller ett annat offentligt organ. Du behöver inte ha avtalat om den i förväg, och ett avtalsvillkor som tar bort den är ogiltigt om det inte finns särskilda skäl.[2]

Hur räknas dröjsmålsränta?

Dröjsmålsränta räknas per år och är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter, från förfallodagen tills kunden betalar. Det gäller om ni inte har avtalat något annat. Referensräntan bestäms av Riksbanken för varje kalenderhalvår, och räntan följer den ränta som gäller vid varje tidpunkt.[1]

Från 1 juli till 31 december 2026 är referensräntan 2,00 procent, enligt Riksbanken. Dröjsmålsräntan är alltså 10 procent per år under andra halvåret 2026. Nästa referensränta gäller från 1 januari 2027, så kontrollera den om en skuld löper över årsskiftet.[3]

Säg att en faktura på 12 000 kronor betalas 20 dagar för sent under hösten 2026. Räntan blir 12 000 × 10 % × 20 / 365 = 65,75 kronor, alltså ungefär 66 kronor. Det är inte mycket på en enskild faktura, men räntan räknas från förfallodagen även om du väntar med att påminna.

Kunden behöver aldrig betala ränta för tiden innan räkningen kom fram. Har en kund inte kunnat betala i tid på grund av sjukdom, arbetslöshet eller något liknande som hen inte kunnat råda över, kan räntan jämkas om full ränta skulle vara oskälig, och den rätten kan inte avtalas bort.[1]

Dröjsmålsräntan ska inte ingå i det belopp du räknar moms på. Skatteverket skriver uttryckligen att ränta som beräknas på kundens skuld till dig, som dröjsmålsränta, inte ska tas med.[6]

När är det dags att gå vidare till inkasso?

När påminnelsen inte har hjälpt och kunden varken betalar eller säger varför. Nästa steg är ett skriftligt inkassokrav. Du kan skicka det själv, för inkassolagen gäller också när ett företag driver in sina egna fordringar från verksamheten, eller lämna över det till ett inkassoföretag.[4]

Kravbrevet ska följa inkassolagen. Annars får du inte ta ut ersättningen på 180 kronor för det.[2]

• Ditt företags namn, tydligt angivet.
• Vad fordringen gäller, till exempel vilket jobb och vilken faktura.
• Kapital, ränta och kostnader var för sig.
• För räntan: upplupet belopp, räntesats, tiden och det belopp räntan är räknad på.
• En skälig tid inom vilken kunden ska betala eller höra av sig om hen har invändningar.

Inkassolagen kräver också god inkassosed: kunden får inte utsättas för onödig skada eller otillbörlig påtryckning. Finns det sannolika skäl för att fordringen inte är befogad, till exempel att kunden har reklamerat jobbet, bör du inte gå vidare med inkasso utan reda ut tvisten först.[4]

Har tiden i kravbrevet gått ut utan betalning kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Rättsliga åtgärder får inte vidtas innan kunden har fått ett kravbrev och tiden i det har löpt ut, utom när kunden uppenbart försöker undvika att betala eller det finns andra särskilda skäl. Ansökan görs skriftligt och ska ange belopp, förfallodag och den ränta du begär.[5]

Kronofogden tar ut en avgift för ansökan. Vi har inte kunnat öppna Kronofogdens egen sida om avgifterna när vi skrev den här guiden, så kontrollera det aktuella beloppet hos Kronofogden innan du ansöker.

Hur undviker jag sena betalningar från början?

Genom att bestämma villkoren innan jobbet börjar. Det mesta som gör en sen betalning svår att driva in, som en avgift ingen avtalat om eller en faktura utan förfallodag, går att lösa i offerten.

1. Skriv betalningsvillkor och påminnelseavgift i offerten eller avtalet. Påminnelseavgiften måste vara avtalad senast när skulden uppstår.
2. Sätt en förfallodag som ett datum på fakturan. Då löper räntan från den dagen, och mot en privatkund slipper du kravet på att räkningen ska upplysa om ränta.
3. Mot ett företag förfaller fakturan senast 30 dagar efter att du skickat kravet, om inte du uttryckligen har godkänt en längre betalningstid. Du behöver alltså inte gå med på 60 dagar bara för att kunden föreslår det.
4. Fakturera när jobbet är klart, inte i slutet av månaden. Varje dag fakturan ligger kvar hos dig är en dag längre till betalning.
5. Se till att fakturan är komplett, så att den inte kommer tillbaka med frågor.

Vad en faktura till en privatkund ska innehålla, med betalningstid och moms, går vi igenom i guiden om att fakturera en privatperson. Mot en myndighet eller ett annat offentligt organ gäller samma gräns på 30 dagar, och där kan du inte heller godkänna en längre tid.[1]

För att påminna i tid behöver du veta vilka fakturor som inte är betalda. I Controllen trycker du Synka betalningar, så markeras de jobb vars fakturor är betalda i Fortnox. Det sker när du synkar, inte av sig självt, och du kan också markera ett jobb som betalt för hand. Hur det fungerar beskriver vi på sidan om fakturering i Controllen.

Påminnelser, räntefakturor och inkassokrav skickar du från Fortnox eller på annat sätt, inte från Controllen. Är du ensam och har ett fåtal fakturor i månaden räcker det ofta att hålla koll på kundreskontran i bokföringsprogrammet. Controllen börjar löna sig när ni är några stycken och vill se på en gång vilka jobb som är utförda, fakturerade och fortfarande obetalda.

Sammanfattning

• En påminnelseavgift får vara högst 60 kronor och får bara tas ut om den avtalades senast när skulden uppstod, enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader.
• Dröjsmålsränta är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter per år och löper från förfallodagen när den var bestämd i förväg.
• Riksbankens referensränta är 2,00 procent från 1 juli till 31 december 2026, vilket ger en dröjsmålsränta på 10 procent per år.
• Mellan företag har den som får betalt för sent rätt till 450 kronor i förseningsersättning, och påminnelse- och inkassoavgifter tas då bara ut till den del de överstiger det beloppet.
• Ett skriftligt inkassokrav enligt inkassolagen ska ha skickats, och tiden i det ha gått ut, innan ett företag i normalfallet kan ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.