Fakturera en privatperson: det här ska stå på fakturan

Den här guiden är för dig som driver företag och ska skicka en faktura till en privatkund, till exempel efter en hemstädning, ett badrumsbygge eller en fönsterputs. Är du själv privatperson och vill fakturera utan företag är det en annan fråga, och den tar vi inte upp här.

En faktura som saknar något kommer ofta tillbaka som en fråga från kunden. Vad var det här för jobb? Varför står det inte vad momsen var? Vid ROT och RUT finns det dessutom uppgifter som Skatteverket vill se på fakturan och som en vanlig faktura inte har.[3]

Vad måste stå på en faktura till en privatperson?

Momslagen kräver i de flesta fall ingen faktura när köparen är en privatperson. Undantaget som oftast rör ett tjänsteföretag är bygg- och anläggningstjänster: där ska du fakturera även privatkunder, och fakturan ska utfärdas senast vid utgången av andra månaden efter den månad då du gjorde jobbet. Kravet gäller också varor du levererar i samband med sådana tjänster.[1]

Tar du inte betalt på plats skickar du i praktiken en faktura ändå. Då är Skatteverkets lista över vad en fullständig faktura ska innehålla den säkraste mallen. Det är innehållet som räknas, inte vad dokumentet heter, och en allmän beskrivning av jobbet kan göra att fakturan inte räknas som fullständig.[1]

Listan är skriven för de fakturor som momslagen kräver. Vi har inte hittat något besked från Skatteverket om att en frivillig faktura till en privatperson måste ha exakt samma uppgifter. Vår bedömning är att du ändå ska ta med alla: det kostar ingenting, och kunden får svar på sina frågor utan att behöva ringa.

Två fall kräver något extra. Driver du aktiebolag ska fakturan också ange bolagets företagsnamn, orten där styrelsen har sitt säte och bolagets organisationsnummer.[7]

Är ditt företag momsbefriat för att omsättningen är högst 120 000 kronor om året tar du inte ut moms och anger ingen moms på fakturan. Däremot ska det stå att försäljningen är undantagen från momsplikt.[1]

Till det kommer det som får pengarna att komma in: förfallodag, bankgiro eller kontonummer och ett fakturanummer eller OCR kunden kan ange när hen betalar. Inget av det finns i momslagens lista, men utan det vet kunden inte när eller hur fakturan ska betalas.

Blev en faktura fel rättar du den med en ny faktura, en så kallad ändringsfaktura, till exempel en kreditfaktura. Den ska hänvisa tydligt till ursprungsfakturan och dess löpnummer, och visa vilka uppgifter som har ändrats. Hur du går tillväga steg för steg är ett eget ämne som den här guiden inte går in på.[1]

Ska priset visas med moms för en privatkund?

Ja. Det pris du ger en konsument, i offerten, i prislistan eller på webben, ska vara det slutliga priset inklusive moms och andra skatter. Det följer av prisinformationslagen, som gäller när ett företag säljer till konsumenter och definierar pris just så.[4]

På själva fakturan räcker inte totalen. Uppgifterna för en fullständig faktura gäller pris exklusive moms, momssats och momsbelopp, så fakturan visar båda delarna: vad jobbet kostar före moms, hur mycket moms som tillkommer och vad kunden ska betala.[1]

Tänk dig en flyttstädning där du har lovat kunden 5 000 kronor. Det är priset inklusive moms. Säg att momssatsen är 25 procent, den sats som Skatteverket anger gäller för nästan alla varor och tjänster. Då är beskattningsunderlaget 5 000 / 1,25 = 4 000 kronor och momsen 1 000 kronor.[2]

Hur lång betalningstid får jag sätta?

Mot en privatkund bestämmer du betalningstiden själv, i samråd med kunden, och skriver ut den som en förfallodag på fakturan. Räntelagens regel om att betalning ska ske senast trettio dagar efter kravet gäller mellan näringsidkare och mot myndigheter, inte när kunden är en privatperson.[5]

Förfallodagen avgör också när räntan börjar löpa. Är den bestämd i förväg och kunden betalar för sent, löper dröjsmålsränta från förfallodagen. Räntan är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter, om ni inte har avtalat något annat.[5]

Saknas förfallodag är du sämre ställd. Mot en privatperson löper räntan då först från trettio dagar efter att du skickade räkningen, och bara om räkningen talade om att utebliven betalning leder till ränta. Det kravet behöver du inte uppfylla mot ett annat företag, men mot en privatkund gör du det.[5]

Skriv därför förfallodagen som ett datum på fakturan. Kunden behöver inte räkna, och det står klart från vilken dag räntan löper. Vad du gör när datumet har passerat, med påminnelse och eventuellt inkasso, är ett eget ämne som vi inte går igenom här.

Hur länge måste jag spara fakturan?

Spara din kopia av fakturan till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det står i bokföringslagen, som också kräver att det finns en verifikation för varje affärshändelse.[6]

Ett exempel: ditt företag har kalenderår som räkenskapsår och du fakturerar en hemstädning i oktober 2026. Räkenskapsåret avslutas vid utgången av 2026, och sju år efter det är 2026 + 7 = 2033. Fakturan ska alltså sparas till och med 2033.[6]

• Spara fakturan i det format den hade när du skapade den. En faktura du skapade digitalt sparar du digitalt.
• Förvara den i Sverige, i ordnat skick och så att den är lätt att ta fram. Förvaring i ett annat EU-land är tillåten på vissa villkor, bland annat att du anmäler platsen till Skatteverket.
• Du får föra över fakturan till ett annat format och förstöra originalet, men bara om överföringen inte riskerar att uppgifterna ändras eller försvinner.

Skapas fakturan i ditt bokföringsprogram ligger kopian där. Ansvaret för att den finns kvar under hela tiden är ändå ditt, också om du byter program eller avslutar abonnemanget.[6]

Så blir fakturan komplett redan när jobbet är klart

Det mesta som saknas på en faktura saknades redan när jobbet blev klart: kundens personnummer för RUT, fastighetsbeteckningen för ROT, datumet då jobbet faktiskt gjordes. Skrivs fakturan i efterhand utifrån minnet eller ett sms är det där luckorna uppstår.

I Controllen blir ett slutfört jobb en faktura i Fortnox med ett klick, med ROT eller RUT ifyllt. Fakturan skapas i Fortnox och bokförs och skickas därifrån, som du brukar. I jobböversikten ser du vilka jobb som är klara men inte fakturerade, så att inget jobb glöms och inget faktureras två gånger.

Är du ensam och skickar ett fåtal fakturor i månaden räcker ofta faktureringen i ditt bokföringsprogram. Controllen börjar löna sig när ni är några stycken och jobben ska gå från den som utför dem till den som fakturerar utan att något faller bort på vägen.

Sammanfattning

• Momslagen kräver i de flesta fall ingen faktura när köparen är en privatperson, men bygg- och anläggningstjänster ska faktureras även till privatkunder.
• En fullständig faktura innehåller enligt Skatteverket datum, unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, båda parters namn och adress, vad som sålts och när, pris exklusive moms, momssats och momsbelopp.
• Enligt prisinformationslagen ska det pris ett företag ger en konsument vara inklusive moms och andra skatter.
• Mot en privatperson löper dröjsmålsränta från förfallodagen om den är bestämd i förväg, med Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter.
• Enligt bokföringslagen ska fakturor sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.