Kreditfaktura: när du behöver en och hur den görs rätt

Fakturan är skickad, och sedan ser du felet. Den gick till fel företag, timmarna stämmer inte, eller ROT-avdraget är räknat på material som inte ger avdrag. Det naturliga är att öppna fakturan, rätta siffran och skicka den igen. Det är just det du inte får göra.

Den här guiden går igenom hur du rättar i stället: vad en kreditfaktura är, när den behövs, vad den ska innehålla och vad som händer med momsen. Två exempel visar hur det ser ut i praktiken, ett med fel kund och ett med fel ROT-belopp.

Vad är en kreditfaktura?

En kreditfaktura är en faktura med negativa belopp som upphäver hela eller en del av en faktura du redan har skickat. Momslagen kallar den en ändringsfaktura: en handling som ändrar den ursprungliga fakturan och som hänvisar särskilt och otvetydigt till den räknas själv som en faktura.[2]

Orden används om vartannat. Skatteverket skriver att en ändringsfaktura till exempel kan vara en kreditfaktura, och använder också ordet kreditnota. Det är samma sak: en ny handling som rättar en gammal, i stället för att den gamla skrivs om.[1]

Krediterar du hela fakturan blir summan noll mellan de två, och du skickar en ny faktura om kunden ska betala något. Krediterar du en del, till exempel två timmar för mycket, står bara mellanskillnaden på kreditfakturan och resten av den ursprungliga fakturan gäller fortfarande.

När behöver jag göra en kreditfaktura?

Du behöver en kreditfaktura när en faktura du har skickat är fel, eller när kunden ska betala mindre än fakturan säger. Skatteverket nämner kassarabatt, prisnedsättning i efterhand och varor i retur.[1] Momslagen kräver en ändringsfaktura vid prisnedsättning efter att tjänsten är utförd och vid annan kreditering av kunden.[2]

För ett tjänsteföretag ser det oftast ut ungefär så här. Listan är våra exempel, inte en uppräkning ur lagen:

• Fakturan gick till fel kund eller fel företag.
• Fel antal timmar, fel pris eller ett jobb som fakturerades två gånger.
• Fel momssats, eller moms på en faktura där den inte skulle stå.
• ROT- eller RUT-avdraget blev fel.
• Kunden reklamerade och ni kom överens om ett prisavdrag.

Skyldigheten följer den ursprungliga fakturan. Skatteverket skriver att säljaren ska ställa ut en ändringsfaktura om det fanns en faktureringsskyldighet för den ursprungliga fakturan. Den finns enligt momslagen när du säljer till företag, och när du säljer bygg- eller anläggningstjänster till privatpersoner.[1]

Till andra privatkunder, som vid hemstädning, behöver du enligt Skatteverket i de flesta fall inte fakturera alls. Har du ändå skickat en faktura finns den i bokföringen, och då gäller bokföringsreglerna i nästa avsnitt för hur den rättas. Vår bedömning är att en kreditfaktura är det enklaste sättet att rätta även då.[1]

Får jag ändra eller radera en faktura som redan har skickats?

Nej. En skickad och bokförd faktura är en verifikation, och den ska gå att läsa i ursprungligt skick även efter att den har rättats. Bokföringslagen kräver att det framgår när en verifikation rättades och av vem.[3]

Bokföringsnämnden är tydligare än lagen. Det som är bokfört ska inte kunna raderas eller göras oläsligt, och i en datorbaserad bokföring rättas en felaktig post med en särskild rättelsepost som dokumenteras med en ny verifikation. Ersätts en verifikation med en ny räknas den gamla fortfarande som räkenskapsinformation.[4]

Den ursprungliga fakturan ska alltså finnas kvar, och kreditfakturan blir den nya verifikationen som visar rättelsen. Båda ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.[3]

Det som går att ändra fritt är ett utkast som ännu inte är skickat eller bokfört. Hur gränsen ser ut i just ditt faktureringsprogram, alltså när ett utkast blir en bokförd faktura, står i programmets egen hjälp.

Vad ska stå på kreditfakturan?

Kreditfakturan ska hänvisa särskilt och otvetydigt till den ursprungliga fakturan, och Skatteverket skriver att det normalt betyder ursprungsfakturans löpnummer. Den ska också visa vad som har ändrats.[1]

En kreditfaktura får vara en förenklad faktura. Den ska då minst innehålla följande:[2]

• Datum då kreditfakturan utfärdas.
• Vem som säljer, alltså ditt företag.
• Vilken sorts tjänst eller vara det gäller.
• Momsbeloppet, eller uppgifter som gör att det går att räkna ut.
• Hänvisningen till den ursprungliga fakturan och de uppgifter i den som ändras.

Kreditfakturan är en egen faktura och får ett eget nummer i din nummerserie, eftersom varje faktura ska ha ett unikt löpnummer. Skriv gärna också med en mening om varför du krediterar. Det kräver inte lagen, men kunden och den som läser bokföringen om ett år förstår direkt vad som hände.[1]

Exempel: fakturan gick till fel kund

Säg att du städar kontor åt två företag i samma hus. Fakturan för mars, nummer 1042, gick till kund A men gällde kund B: 8 000 kronor för städningen plus 25 procent moms, 2 000 kronor. Du krediterar hela fakturan och skickar en ny till rätt kund.[2]

Sedan skickar du faktura 1052 till kund B med samma rader och positiva belopp. Har kund A hunnit bokföra faktura 1042 och dra av momsen, ska kund A återföra avdraget när kreditfakturan kommer.[2]

Exempel: ROT-avdraget blev för stort

Säg att du har renoverat ett badrum: arbete för 50 000 kronor och material för 25 000 kronor, båda inklusive moms. ROT-avdraget är högst 30 procent av arbetskostnaden inklusive moms, och material ger inget avdrag. Avdraget ska alltså vara 15 000 kronor. På fakturan räknades det i stället på hela beloppet.[6]

Priset och momsen är desamma i båda fallen. Det som ändras är hur mycket kunden ska betala och hur mycket du kan begära från Skatteverket. Upptäcker du felet innan kunden har betalat och innan du har begärt utbetalning är det enklast, enligt vår bedömning, att kreditera hela fakturan och skicka en ny med rätt avdrag.

Har kunden redan betalat är utrymmet mindre. Skatteverket skriver att du rättar fel innan du ansöker om utbetalning, och att du till exempel inte kan kreditera en felaktig faktura och be kunden om en ny betalning om fakturan redan är fullbetald, om den betalades kontant, om företaget saknade F-skatt vid betalningen eller om begäran kom in för sent.[6]

Vad som gäller för ansökan, rättelser efter att du har ansökt och vad som händer om Skatteverket säger nej går vi igenom i guiden om ROT och RUT på fakturan.

Hur hanteras momsen när jag krediterar?

Du minskar den utgående momsen med den del av den tidigare redovisade momsen som krediteringen gäller. Krediterar du hela fakturan försvinner hela momsen, krediterar du en fjärdedel av beloppet försvinner en fjärdedel. Minskningen ska grundas på ändringsfakturan.[2]

Vilken momsperiod minskningen hamnar i beror på hur du redovisar moms.[1]

Kunden har motsvarande skyldighet åt andra hållet. Är kunden ett företag som har dragit av momsen på den ursprungliga fakturan ska det återföra avdraget när kreditfakturan kommer.[1]

Fel moms är ett eget fall. Moms som står på en faktura ska redovisas även om den inte borde ha stått där, och beloppet ändras när du utfärdar en ändringsfaktura, i den period då den utfärdas. Skatteverket får avstå från kravet på ändringsfaktura bara om det finns särskilda skäl. Har du tagit ut fel moms räcker det alltså normalt inte att rätta i momsdeklarationen: du behöver kreditera fakturan också.[2]

Var gör jag kreditfakturan om jag fakturerar från Controllen?

I ditt bokföringsprogram. I Controllen blir ett slutfört jobb en faktura i Fortnox med ett klick, med ROT eller RUT ifyllt, och fakturan bokförs och skickas från Fortnox. Rättelsen hör därför hemma där också, bredvid den faktura den rättar. Hur krediteringen går till i Fortnox beskriver vi inte här, eftersom det är Fortnox som avgör hur det fungerar.

Många fel som slutar i en kreditfaktura uppstår innan fakturan skrivs: timmar som rapporterades i efterhand från minnet, eller ett jobb som fakturerades två gånger. Det är den delen Controllen hjälper till med, genom att tiden loggas på jobbet och jobböversikten visar vilka jobb som redan är fakturerade. Skickar du ett fåtal fakturor i månaden och gör dem själv räcker ofta bokföringsprogrammet.

Sammanfattning

• En kreditfaktura är en ny faktura med negativa belopp som upphäver hela eller en del av en faktura som redan har skickats; momslagen kallar den en ändringsfaktura.
• En skickad och bokförd faktura får inte ändras eller raderas, eftersom den ursprungliga verifikationen ska gå att läsa även efter rättelsen.
• En kreditfaktura ska hänvisa särskilt och otvetydigt till den ursprungliga fakturan, normalt med dess löpnummer, och visa vad som har ändrats.
• Vid kreditering minskar säljaren den utgående momsen med den del av den tidigare redovisade momsen som krediteringen gäller, och ett köpande företag återför motsvarande avdrag.
• Fel moms på en faktura ska redovisas tills säljaren utfärdar en ändringsfaktura; det räcker inte att rätta i momsdeklarationen.