Vad gör en chef till en bra chef?
Mindre tid på att leta efter information och lösa onödig administration ger mer tid till personal, kunder och företagets viktigaste beslut.
Snabbt svar
En bra chef skapar tydlighet, bygger förtroende och hjälper medarbetarna att lyckas. Viktiga chefsegenskaper är tydlig kommunikation, lyhördhet, rättvisa, ansvarstagande, beslutsförmåga och förmågan att ge konstruktiv feedback. En bra chef sätter tydliga förväntningar utan att detaljstyra och skapar en miljö där personalen vågar ställa frågor och lyfta problem. Forskning från bland annat Gallup och Google visar att chefens beteende, teamets arbetssätt och psykologisk trygghet har stor betydelse för hur grupper fungerar.
En bra chef skapar tydlighet, bygger förtroende och hjälper medarbetarna att lyckas. Viktiga egenskaper är tydlig kommunikation, lyhördhet, rättvisa, ansvarstagande och förmågan att ge konkret feedback. En bra chef behöver inte kunna allt själv. Det viktiga är att medarbetarna vet vad som förväntas, har rätt förutsättningar och vågar säga till när något inte fungerar.
För en småföretagare blir detta extra viktigt när företaget växer. När du har några anställda kan du inte längre själv hålla koll på varje hemstädning, fönsterputs, hantverksjobb, offert och kundfråga. Din roll förändras från att själv göra mycket av jobbet till att skapa förutsättningar för andra att göra jobbet bra.
Vilka egenskaper kännetecknar en bra chef?
En bra chef är tydlig, lyhörd, rättvis och ansvarstagande. Det betyder inte att chefen alltid måste vara snäll, ha alla svar eller undvika svåra samtal. En bra chef kan ställa krav och säga ifrån, men gör det på ett respektfullt och konsekvent sätt.
| Egenskap | Vad det innebär i praktiken |
|---|---|
| Tydlighet | Medarbetaren vet vad som ska göras, när det ska vara klart och vilket resultat som förväntas. |
| Lyhördhet | Chefen lyssnar på problem och försöker förstå situationen innan en lösning bestäms. |
| Rättvisa | Liknande situationer hanteras konsekvent och begripligt. |
| Ansvarstagande | Chefen tar ansvar för sin del när något går fel. |
| Feedback | Medarbetaren får konkret information om vad som fungerar och vad som behöver förbättras. |
| Förtroende | Chefen låter medarbetare ta ansvar utan att kontrollera varje detalj. |
En viktig skillnad är också att en bra chef skiljer på person och prestation. Om en medarbetare missar en uppgift är det bättre att prata om vad som hände, vad som förväntades och vad som behöver ändras än att sätta en etikett på personen. Då blir feedbacken lättare att förstå och agera på.
Vad säger forskningen om bra chefer?
Forskning om ledarskap visar att chefens beteende har stor betydelse för hur team fungerar. Gallup har uppskattat att chefer står för omkring 70 procent av variationen i medarbetarengagemang mellan olika team. Siffran betyder inte att chefen ensam bestämmer hur engagerad en person blir, men den visar hur viktig den närmaste chefen kan vara för arbetsvardagen.
Google kom fram till en annan intressant slutsats i Project Aristotle, där företaget studerade vad som kännetecknade effektiva team. Psykologisk trygghet hamnade högst bland de identifierade faktorerna. Det innebär bland annat att människor vågar ställa frågor, erkänna misstag och säga vad de faktiskt tycker.
Ett enkelt test
Fråga en medarbetare: Vad gör vi idag som gör ditt jobb onödigt svårt? Lyssna färdigt innan du förklarar varför arbetssättet ser ut som det gör. Du kan få fram problem som annars aldrig når dig.
Hur blir man en bättre chef?
Du blir en bättre chef genom att förbättra konkreta beteenden i vardagen. Du behöver inte förändra din personlighet eller försöka bli en karismatisk ledare. Börja med sådant som personalen märker direkt.
- Sätt tydliga förväntningar. Beskriv vad som ska göras, när det ska vara klart och vad ett bra resultat innebär.
- Följ upp i tid. Ta upp små problem innan de blir stora konflikter eller kundproblem.
- Ge konkret feedback. Beskriv vad personen gjorde bra och vad som behöver ändras.
- Lyssna innan du löser. Fråga vad som faktiskt ligger bakom problemet.
- Ge ansvar. Om en medarbetare kan lösa en uppgift själv behöver du inte göra den åt personen.
- Erkänn egna misstag. Det gör det lättare för andra att vara ärliga om sina.
- Var konsekvent. Personalen ska kunna förstå varför du fattar olika beslut.
- Prioritera. En bra chef behöver kunna säga vad som är viktigast när allt verkar brådskande.
Hur ger en bra chef feedback?
Bra feedback är konkret, nära händelsen och fokuserad på beteendet, inte på personens karaktär. Att säga att någon är oansvarig berättar inte vad personen ska göra annorlunda. Det är mer användbart att beskriva vad som hände och vad som behöver ändras nästa gång.
| Mindre hjälpsamt | Mer konstruktivt |
|---|---|
| Du måste skärpa dig. | Jobbet var inte klart när kunden kom. Nästa gång behöver vi planera in mer tid. |
| Du är dålig på att passa tider. | Du har kommit sent tre gånger den här veckan. Vad är det som gör att tiderna inte fungerar? |
| Bra jobbat. | Kunden lyfte särskilt att fönstren blev väldigt rena. Bra att du gick igenom dem en extra gång. |
| Varför gjorde du så? | Jag såg att du valde den lösningen. Hur tänkte du? |
Positiv feedback är också viktig. Om personalen bara hör från chefen när något gått fel lär de sig snabbt att chefens samtal betyder problem. Att uppmärksamma ett bra kundbemötande, ett väl utfört jobb eller någon som hjälpt en kollega kostar nästan ingen tid men kan göra stor skillnad.
Hur undviker man att detaljstyra som chef?
En bra chef styr genom tydliga mål, ansvar och uppföljning, inte genom att bestämma varje liten detalj. Om en medarbetare vet vilket resultat som förväntas kan personen ofta själv bestämma hur uppgiften ska genomföras.
- Bestäm vad som ska uppnås.
- Var tydlig med vem som ansvarar.
- Se till att personen har informationen som behövs.
- Bestäm vad som behöver följas upp.
- Låt medarbetaren lösa uppgiften själv när det är möjligt.
- Gå in när ett beslut kräver din kompetens eller ditt ansvar.
Kontroll är inte samma sak som ledarskap
Om du måste kontrollera varje jobb för att vara säker på att det blir gjort kan problemet vara arbetssättet, inte personalen. Bra struktur gör det lättare att följa upp utan att detaljstyra.
Vad gör en bra chef i ett tjänsteföretag?
I ett tjänsteföretag handlar bra chefskap mycket om att få människor, kunder och jobb att fungera tillsammans. En städfirma kan ha hemstädning på morgonen, kontorsstädning på eftermiddagen och en flyttstädning som plötsligt behöver mer tid. Samtidigt ska rätt person vara på rätt plats och jobbet till slut bli fakturerat.
Samma sak gäller hantverkare och företag inom fastighetsskötsel. När flera jobb pågår samtidigt behöver chefen kunna se vad som är planerat, vad som pågår och vad som är klart. Annars går mycket tid åt till tidrapportering, schemaläggning, kundfrågor och att försöka komma ihåg vad som hände tidigare.
Om informationen finns i olika SMS, mejl, kalendrar och dokument blir chefen lätt en flaskhals. Controllen är ett verksamhetssystem för svenska tjänsteföretag med några till cirka 20 anställda. Det ger en operationell översikt över jobb, offerter, personal och jobbstatus. Controllen ersätter inte Fortnox utan integrerar med Fortnox; bokföringen stannar i Fortnox.
Vad är psykologisk trygghet på jobbet?
Psykologisk trygghet betyder att människor upplever att de kan ställa frågor, säga emot och prata om misstag utan att bli förlöjligade eller straffade. Begreppet har bland annat studerats av Harvard Business School-professorn Amy Edmondson.
För en chef är det praktiskt användbart. Om en medarbetare vågar säga att tiden inte räcker för en flyttstädning innan jobbet börjar kan du ändra planeringen. Om personen känner att det är bäst att vara tyst kan problemet i stället komma fram först när kunden är missnöjd.
Måste en bra chef vara bäst på sitt yrke?
Nej. Att vara skicklig på ett yrke och att vara skicklig på att leda människor är två olika saker. En fantastisk hantverkare blir inte automatiskt en bra arbetsledare, precis som en erfaren städare inte automatiskt blir bra på schemaläggning, feedback och personalansvar.
När ett litet företag växer behöver ägaren ofta gå från att själv hålla koll på kunder, offerter, tider, jobb och fakturering till att skapa ett arbetssätt där andra kan ta ansvar. Det kräver andra färdigheter än själva yrket.
Vad är skillnaden mellan en chef och en ledare?
En chef har ett formellt ansvar för verksamheten eller personalen, medan ledarskap handlar om förmågan att påverka, vägleda och skapa riktning för andra. En person kan alltså vara chef utan att vara särskilt bra på ledarskap.
I ett litet företag blandas rollerna ofta ihop. Du kan vara ägare, säljare, arbetsledare och ibland även den som själv åker ut på jobb. Därför behöver ledarskap inte vara något abstrakt. Det syns i små beslut varje dag: hur du fördelar ett jobb, hur du hanterar ett misstag, hur du pratar med personalen och hur du följer upp.
Vilka vanliga misstag gör chefer?
Många chefsproblem handlar inte om dåliga intentioner. De uppstår när en chef är stressad, information saknas eller företaget har vuxit snabbare än arbetssätten.
- Att ge otydliga instruktioner och sedan bli irriterad när resultatet blir fel.
- Att bara ge feedback när något gått dåligt.
- Att försöka lösa alla problem själv.
- Att låta samma medarbetare få olika besked från olika personer.
- Att skjuta upp svåra personalsamtal.
- Att blanda ihop hög arbetsbelastning med hög produktivitet.
- Att hålla viktig information i huvudet i stället för att göra den tillgänglig.
- Att detaljstyra personal som redan har visat att de kan ta ansvar.
Hur vet man om man själv är en bra chef?
Det bästa sättet är att kombinera feedback från personalen med det du ser i företagets vardag. Om medarbetarna ofta behöver fråga vad som gäller, om samma problem återkommer eller om nästan alla beslut måste gå genom dig finns det sannolikt något i ledarskapet eller arbetssättet som behöver förbättras.
- Vet personalen vad som förväntas av dem?
- Kan de säga till när något inte fungerar?
- Vet de vem som ansvarar för olika uppgifter?
- Får de feedback även när allt fungerar bra?
- Kan de fatta vissa beslut utan dig?
- Följer du upp det du lovar?
- Är det tydligt vilka jobb som är planerade, pågående och klara?
- Har du tid att faktiskt leda, eller går all tid åt till administration?
Fun fact: den bästa chefen behöver inte vara karismatisk
En vanlig bild av en bra ledare är den karismatiska personen som pratar engagerat inför gruppen och alltid verkar ha energi. Forskningen ger en mer nyanserad bild. Effektivt ledarskap bygger ofta på vardagliga beteenden som tydliga förväntningar, återkoppling, lyssnande och att skapa förutsättningar för andra att lyckas.
Du behöver alltså inte bli någon annan för att bli en bättre chef. Du behöver bli tydligare, bättre på att lyssna och bättre på att skapa ett arbetssätt där personalen kan göra ett bra jobb.
Kort sammanfattat
En bra chef är tydlig utan att detaljstyra, lyhörd utan att undvika beslut och kravställande utan att skapa rädsla. Det viktigaste är inte att vara perfekt, utan att skapa förutsättningar för personalen att göra ett bra jobb.
Sammanfattning
- En bra chef skapar tydlighet och förtroende utan att detaljstyra personalen.
- Viktiga chefsegenskaper är tydlighet, lyhördhet, rättvisa, ansvarstagande och konstruktiv feedback.
- Gallup har uppskattat att chefer står för omkring 70 procent av variationen i medarbetarengagemang mellan team.
- Googles Project Aristotle lyfte psykologisk trygghet som en central faktor i effektiva team.
- Bra chefskap går att utveckla genom tydligare förväntningar, bättre uppföljning, aktivt lyssnande och konkret feedback.
Vanliga frågor
Vilka är de viktigaste egenskaperna hos en bra chef?
De viktigaste egenskaperna är tydlighet, lyhördhet, rättvisa, ansvarstagande, beslutsförmåga och förmågan att ge konstruktiv feedback. En bra chef förklarar vad som ska göras och vilket resultat som förväntas, men lämnar samtidigt utrymme för medarbetaren att ta ansvar. En bra chef lyssnar när något inte fungerar och försöker förstå problemet innan en lösning bestäms. Rättvisa handlar om att vara konsekvent och begriplig, inte om att behandla alla exakt likadant i varje situation. Bra chefskap innebär också att kunna ta svåra samtal och ställa krav utan att förlora respekten för personen.
Hur kan jag bli en bättre chef?
Börja med att förbättra tre saker: tydlighet, uppföljning och feedback. Var tydlig med vad som ska göras, när det ska vara klart och vem som ansvarar. Följ sedan upp innan problemen blir stora. Fråga personalen vad som hindrar dem från att göra ett bra jobb och lyssna på svaren. Försök också att inte lösa allt själv. När en medarbetare kan ta ansvar för en uppgift ska du låta personen göra det. På så sätt tränar du både personalens självständighet och ditt eget ledarskap. Du får dessutom mer tid till kunder, planering, ekonomi och företagets utveckling.
Vad säger forskningen om vad som gör en chef bra?
Forskning pekar på flera faktorer som återkommer i bra ledarskap, bland annat tydliga förväntningar, återkoppling, förtroende och psykologisk trygghet. Gallup har uppskattat att chefer står för omkring 70 procent av variationen i medarbetarengagemang mellan team. Googles Project Aristotle identifierade samtidigt psykologisk trygghet som den viktigaste faktorn bland de egenskaper som studerades hos effektiva team. Psykologisk trygghet innebär att människor vågar ställa frågor, säga emot och erkänna misstag. Det betyder inte att en bra chef ska vara kravlös. Bra ledarskap kombinerar tydliga mål och ansvar med en miljö där människor vågar prata öppet om problem.
Vad är skillnaden mellan en bra chef och en chef som detaljstyr?
En bra chef sätter tydliga mål, fördelar ansvar och följer upp resultat. En detaljstyrande chef försöker däremot kontrollera hur varje liten uppgift utförs. Detaljstyrning kan göra personalen mer beroende av chefen och minska viljan att ta eget ansvar. Ett bättre arbetssätt är att säga vad som ska uppnås, vilken information som är viktig och när uppgiften ska följas upp. Sedan får medarbetaren lösa uppgiften inom de ramar som satts. I ett tjänsteföretag kan det exempelvis innebära att en anställd vet vilket kundjobb som ska utföras, vad som ingår och när det ska vara klart utan att chefen behöver kontrollera varje arbetsmoment.
Måste man vara en naturlig ledare för att bli en bra chef?
Nej. Många delar av ledarskap går att utveckla genom träning och erfarenhet. Du behöver inte vara den mest karismatiska eller sociala personen i företaget. Förmågor som tydlig kommunikation, aktivt lyssnande, feedback, prioritering och delegering går att förbättra över tid. Det är också viktigt att skilja på yrkeskompetens och ledarskapskompetens. En skicklig hantverkare eller städare blir inte automatiskt en bra chef bara för att personen kan sitt yrke. När företaget växer behöver personen dessutom kunna planera, fördela ansvar och skapa struktur för andra. Det viktigaste är därför inte att ha en viss personlighet, utan att utveckla beteenden som hjälper andra att lyckas.
Controllen
Verksamhetssystem för tjänsteföretag
Controllen skriver om ledarskap, administration och vardagen i svenska tjänsteföretag.
Relaterade guider
Redo att sluta administrera och börja leverera?
Controllen samlar jobb, offerter och fakturor på ett ställe.
Skapa konto gratis