Semesterplanering för personalen: regler för arbetsgivare

Den här artikeln är skriven för dig som är arbetsgivare och ska lägga semestern för dina anställda, inte för dig som planerar din egen ledighet. Den går igenom vad semesterlagen kräver av dig, när beskedet om semester senast ska lämnas och hur du får jobben gjorda medan personalen är ledig.

Frågan brukar dyka upp på våren, när någon vill veta om hen kan få ledigt i juli och du inser att tre av fyra har tänkt sig samma veckor. Reglerna nedan kommer från semesterlagen (1977:480) och Verksamt. Har ni kollektivavtal kan det ha andra regler på flera punkter. Vi återger inget avtal här, så läs ert eget.[1]

När måste jag senast tala om för personalen när de får semester?

Senast två månader innan semestern börjar, om du har bestämt förläggningen utan att ni har kommit överens. Finns det särskilda skäl får beskedet lämnas senare, men om möjligt minst en månad före ledigheten. Kommer ni inte överens är det du som bestämmer, och då gäller tvåmånadersfristen.[1]

Ett räkneexempel: ska en anställd börja sin semester måndag 7 juni 2027 och du har bestämt veckorna själv, ska personen ha fått beskedet senast 7 april 2027. Vill du ha tid för samtal och omplanering innan dess behöver önskemålen vara insamlade redan i februari eller mars.

Har de anställda rätt till fyra veckor i sträck på sommaren?

Ja. Om ni inte har avtalat något annat ska varje anställd få minst fyra veckors sammanhängande semester under juni till augusti. Utan avtal får du lägga den perioden vid en annan tid bara när det finns särskilda skäl.[1]

Varje anställd har som huvudregel rätt till 25 semesterdagar per semesterår, som löper från 1 april till 31 mars. För anställda som normalt arbetar måndag–fredag motsvarar fyra veckors semester vanligtvis 20 semesterdagar, eftersom lördagar, söndagar och vissa helgdagar inte räknas som semesterdagar. För personer som regelbundet arbetar på helger gäller särskilda regler. Börjar anställningen efter den 31 augusti har personen som huvudregel bara rätt till fem semesterdagar under det pågående semesteråret.

Lagtexten preciserar inte vad som räknas som särskilda skäl. Vill du flytta någons sommarveckor utan att ni är överens, fråga din arbetsgivarorganisation eller en jurist innan du bestämmer det.

Får jag bestämma när personalen tar semester, eller säga nej till en önskan?

Ja, i sista hand bestämmer du, men först ska du samråda med den anställde. Blir ni oense om när semestern ska läggas är det arbetsgivaren som bestämmer, om inget annat har avtalats.[2]

Företräds den anställde av ett fackförbund som vill förhandla, gäller medbestämmandelagens regler om förhandling innan sommarsemestern läggs. Annars samråder du direkt med personen.[1]

Du kan alltså säga nej till just de veckor någon önskar, till exempel när två personer som kan samma kunder vill vara lediga samtidigt. Det du inte kan göra utan avtal eller särskilda skäl är att låta bli att ge de fyra sammanhängande veckorna under sommaren.[1]

Hur får jag verksamheten att gå runt på sommaren när kunderna fortfarande vill ha sina jobb gjorda?

Utgå från jobben och lägg sedan semestrarna i omgångar, så att någon som känner varje återkommande kund alltid är i tjänst. Det är svårare att pussla när önskemålen redan är lovade.

Juni till augusti är ungefär tretton veckor. Det räcker till tre omgångar om fyra veckor, till exempel vecka 23–26, 27–30 och 31–34 sommaren 2027. Säg att du har sex anställda: då kan två vara lediga åt gången medan fyra arbetar.

1. Lista de återkommande kunderna som har jobb under sommaren, till exempel hemstädningar, kontorsstädningar, fastighetsskötsel och gräsklippning. Fråga gärna kunderna tidigt om de pausar eller vill ha färre besök.
2. Samla in personalens önskemål, och fråga samtidigt om någon vill spara dagar eller ta ut sparade dagar.
3. Lägg omgångarna så att varje kund har minst en person i tjänst som har varit där förut, och skriv in i semesterlistan vem som tar över vilka jobb.
4. Ge besked senast två månader före den första semesterdagen.
5. Bestäm hur luckorna fylls: sommarvikarie, timanställd eller ett annat företag som underleverantör.
6. Berätta för kunderna i förväg om någon annan kommer under sommaren, så att det inte blir en överraskning vid dörren.

Kom ihåg att en sommarvikarie också omfattas av semesterlagen. Hur det fungerar står i avsnittet om timanställda nedan.

Vad gäller för sparade semesterdagar?

En anställd som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under ett semesterår får spara de dagar som är över, och en sparad dag ska tas ut inom fem år från utgången av det semesterår då den sparades. Det semesterår någon tar ut sparade dagar får hen inte spara nya.[1]

Med 25 betalda dagar kan alltså upp till fem dagar sparas per år. Obetalda semesterdagar går inte att spara.[2]

• Vill den anställde spara dagar, eller ta ut sparade dagar i anslutning till sommarsemestern, ska hen säga det när årets semester bestäms.
• Vill hen ta ut sparade dagar vid ett annat tillfälle ska du få veta det senast två månader i förväg.
• Den anställde väljer vilket år de sparade dagarna tas ut, om ni inte har avtalat annat eller det finns särskilda skäl mot det året.
• Tar hen ut minst fem sparade dagar på en gång ska de och hela årets semester läggas i en följd, om inget annat är avtalat.

Reglerna står i 18–21 §§ semesterlagen. Den sista punkten är den som oftast påverkar sommarplanen: en anställd som tar ut sparade dagar ihop med årets semester kan vara borta betydligt längre än fyra veckor i sträck, och det ska rymmas i omgångarna.[1]

Betalda semesterdagar ska som huvudregel tas ut som ledighet eller sparas enligt semesterlagens regler. Om betalda semesterdagar inte har kunnat läggas ut under semesteråret kan arbetstagaren i vissa fall ha rätt till semesterlön för dessa dagar enligt 26 a § semesterlagen. Kontakta den som sköter lönerna om du är osäker på hur outtagna semesterdagar ska hanteras.

Hur fungerar semester för en timanställd?

Semesterlagen gäller även för personer som får timlön. Hur många semesterdagar som är betalda beror bland annat på hur mycket semesterlön personen har tjänat in. För lön som inte är bestämd per vecka eller månad används normalt procentregeln, som enligt semesterlagen innebär 12 procent av den lön som ingår i beräkningsunderlaget. Kollektivavtal kan påverka vilka regler som gäller.

Hur många av semesterdagarna som är betalda beror på hur stor del av intjänandeåret personen har varit anställd. Lagen säger också att den som arbetar deltid eller har oregelbunden arbetstid ska få lika lång ledighet som den som arbetar heltid med regelbundna tider.[1]

För en anställning som är tänkt att pågå i högst tre månader, till exempel en sommarvikarie, får ni avtala bort rätten till semesterledighet. Då får personen semesterersättning i stället, och betalar du ut den med lönen ska den stå specificerad på lönebeskedet. Slutar någon betalar du semesterersättning för det som har tjänats in men inte tagits ut, senast en månad efter att anställningen har avslutats.[3]

Lagen nämner möjligheten att avtala bort ledigheten för just korta anställningar. Är en timanställning tänkt att pågå längre, eller har ni kollektivavtal, kontrollera vad som gäller innan du räknar bort personen ur semesterplaneringen.[1]

Sammanfattning

• Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar per semesterår, och semesteråret löper från 1 april till 31 mars.
• Om inget annat har avtalats ska en anställd få minst fyra veckors sammanhängande semester under juni till augusti.
• Kommer arbetsgivaren och den anställde inte överens om semestern bestämmer arbetsgivaren, och beskedet ska då lämnas senast två månader före ledighetens början.
• En anställd med fler än 20 betalda semesterdagar under ett semesterår får spara de överskjutande dagarna, och en sparad dag ska tas ut inom fem år.
• Semesterlön för timanställda räknas med procentregeln: tolv procent av lönen under intjänandeåret.