Så får du struktur på rondering och tillsyn

En fastighetsskötare går samma runda varje vecka: trapphus, tvättstuga, källare, utemiljö. Efter tre fastigheter är det svårt att minnas exakt vad som kontrollerades förra gången och vad som väntar till nästa besök. Står anteckningarna på en lös lapp eller bara i huvudet, försvinner de med personen som gjorde ronden.

Vad innebär rondering och tillsyn?

Rondering är en planerad, återkommande genomgång av en fastighet: samma punkter kontrolleras i samma ordning varje gång, så att fel upptäcks innan de blir dyra. Tillsyn är det bredare ansvaret mellan ronderna: att fastigheten faktiskt sköts, att fel åtgärdas och att den som äger eller förvaltar fastigheten kan visa att arbetet är gjort.

Vad bör kontrolleras vid en fastighetsrond?

Vad som ska kontrolleras beror på fastighetstypen, men de flesta ronder rör sig genom samma huvudkategorier:

• Entré, trapphus och gemensamma utrymmen: belysning, städning, skadegörelse
• Lås, dörrar och säkerhet: fungerar de som de ska, är portkoder och nycklar under kontroll
• Brandskydd: brandsläckare, brandvarnare, utrymningsvägar fria från hinder
• Teknik och installationer: hiss, ventilation, värme, avfallshantering
• Utemiljö: gångvägar, belysning utomhus, lekplatser, snöröjning vintertid

Vilka kontroller är lagstadgade, och vilka är egen rutin?

Den vanliga veckoronden och de lagstadgade kontrollerna är två olika saker, och det är lätt att blanda ihop dem. Två kontroller sticker ut för att de är reglerade i lag och kräver certifierad personal, inte den som går den vanliga ronden.

Hur dokumenterar man tillsyn på ett sätt som håller?

En dokumentation som håller svarar på fyra frågor för varje kontrollpunkt: när gjordes den, av vem, vad kontrollerades, och var allt i sin ordning eller inte. Saknas en av delarna blir dokumentationen svår att lita på i efterhand, särskilt om en hyresgäst eller ett försäkringsbolag frågar vad som faktiskt kollades en given dag.

För brandskyddsarbetet är det inte valfritt. Det är just den skriftliga delen som gör att arbetet kan visas upp och följas upp, inte bara utföras och glömmas.[2]

Hur hanterar man avvikelser som upptäcks under ronden?

1. Notera avvikelsen direkt på plats, inte från minnet senare samma dag
2. Bedöm allvarlighetsgraden: kräver den ett omedelbart ingripande, eller kan den vänta till nästa arbetsorder
3. Skapa ett jobb eller en arbetsorder för åtgärden, kopplad till den specifika fastigheten
4. Följ upp att åtgärden faktiskt är utförd, inte bara inplanerad

Hur håller man koll på återkommande underhåll?

OVK vart tredje eller sjätte år, sotning, serviceavtal på hissar, uppföljning av brandskyddsarbetet: allt det som inte sker varje vecka har en tendens att glömmas bort just därför att det är sällan. Det som saknas är sällan viljan att göra kontrollen. Det som saknas är en plats där datumet för nästa gång faktiskt står, oberoende av vem som råkar minnas det.

Hur fördelar man ronderingsuppgifter mellan personal?

Fördela efter fastighet och kompetens, inte efter vem som råkar ha tid. Certifierade kontroller som OVK utförs av en extern funktionskontrollant, men den löpande ronden, brandsläckarkontrollen och avvikelserapporteringen kan fördelas i teamet, så länge det är tydligt vem som ansvarar för vilken fastighet den veckan.

Otydlig fördelning ger samma resultat som ingen fördelning: två personer tror att den andra har koll på en fastighet, och ingen av dem går dit.

Kan ett digitalt system förenkla ronderingen?

Ett digitalt system löser inte kontrollpunkterna i sig, de är samma oavsett verktyg. Vad det löser är att checklistan, avvikelsen och uppföljningen hamnar på samma plats i stället för i huvudet, på papper och i en muntlig rapport på kontoret. Controllen samlar återkommande jobb, checklistor och fördelning mellan personal på ett ställe, så att en rond blir ett jobb som syns för hela teamet snarare än en isolerad insats.

Är du en ensam fastighetsskötare med ett fåtal adresser räcker ofta papper och minne länge. Systemet börjar löna sig när fler personer gör ronder på fler fastigheter, och ingen längre kan hålla hela bilden i huvudet.

Sammanfattning

• Rondering är den återkommande genomgången av en fastighet; tillsyn är det löpande ansvaret för att fel åtgärdas mellan ronderna.
• OVK ska göras vart tredje eller sjätte år beroende på byggnad och ventilationssystem, och byggnadens ägare ansvarar för att en certifierad kontrollant utför den.
• Systematiskt brandskyddsarbete är ett lagkrav som ska dokumenteras och följas upp, inte bara utföras.
• En avvikelse som bara rapporteras muntligt riskerar att glömmas innan den blir ett faktiskt åtgärdat jobb.
• Ju fler fastigheter och personer som gör ronder, desto mer kostar det att sakna en gemensam överblick över vad som faktiskt är kontrollerat.