Controllen

Fastighetsskötseln, samlad i ett system.

Controllen är ett verksamhetssystem för företag inom fastighetsskötsel. Tillsynsronder, trappstädning och avtalsservice läggs upp en gång som återkommande jobb, och när en kund behöver hjälp med något beställer kunden jobbet i kundportalen. Teknikerna har dagens jobb i mobilen, fotar på plats och rapporterar sin tid, och ett klart jobb blir en faktura i Fortnox.

Kom igång gratisAlla funktioner
Veckans jobb i Controllen med tillsynsronder, trappstädning, underhåll och felavhjälpning på olika fastigheter

Hur går ett uppdrag genom Controllen?

Den löpande skötseln och de enstaka åtgärderna går samma väg: från avtal eller beställning till faktura. Varje steg tar vid där det förra slutade, så ingenting behöver skrivas in två gånger.

  1. 1

    Avtal eller beställning

    Den löpande skötseln läggs upp från avtalet. Enstaka åtgärder beställer kunden i kundportalen, eller så lägger du in dem själv.

  2. 2

    Återkommande jobb

    Tillsynsronden, trappstädningen eller avtalsservicen återkommer varje vecka, varannan vecka eller varje månad.

  3. 3

    Teknikerna

    Teknikern ser dagens jobb med adress och anteckningar i mobilen, fotar på plats och markerar jobbet som klart.

  4. 4

    Tid och material

    Tiden rapporteras per dag och blir löneunderlag. Material och andra kostnader skrivs på jobbet.

  5. 5

    Faktura

    Ett klart jobb blir en faktura i Fortnox, med fastighetsbeteckningen med.

Tillsyn och löpande skötsel läggs upp en gång

Tillsynsronden varje vecka, trappstädningen varannan vecka eller avtalsservicen en gång i månaden. Du lägger upp jobbet en gång och väljer hur ofta det ska återkomma, sedan finns varje tillfälle i kalendern och hos teknikern.

  • Varje vecka, varannan vecka, varje månad eller eget antal dagar
  • Upp till 52 tillfällen i en serie
  • Ändra ett tillfälle eller alla kommande på en gång
  • Varje jobb har sin egen adress och fastighetsbeteckning
Nytt jobb för en tillsynsrond med Återkommande jobb ikryssat och varje vecka vald

Kunden beställer åtgärder i kundportalen

När en dörrstängare har gått sönder eller snön behöver röjas kan kunden beställa jobbet själv i kundportalen. Kunden väljer tjänst, önskat datum och adress och beskriver vad det gäller. Du får en notis, och med ett klick blir förfrågan ett jobb med uppgifterna ifyllda.

  • Dina tjänster, som felavhjälpning och snöröjning, att välja bland
  • Förmiddag, eftermiddag eller kväll som önskad tid
  • Kunden ser kommande och utförda jobb i portalen
Kundportalen i mobilen där en bostadsrättsförening beställer felavhjälpning

Teknikerna har dagens jobb i mobilen

Varje tekniker ser sina egna jobb för dagen med adress och vägbeskrivning, och på jobbet det du har skrivit om portkod, nycklar eller undercentralen. Teknikern startar jobbet och markerar det som klart på plats, och kan lägga till foton och avvikelser på jobbet.

  • Starta jobb och Markera som klar fungerar även utan täckning
  • Anteckningarna på jobbet syns för teknikerna men aldrig för kunden
  • Teknikerna ser inga priser och ingen ekonomi
En teknikers dag i mobilen med dagens jobb och knappen Starta jobb

Foton och dokument samlade på jobbet

Fotot på skadan, besiktningsprotokollet eller serviceavtalet sparas på jobbet det hör till. Vill du att kunden ska se ett dokument markerar du det Visa för kunden, så kan kunden hämta filen i kundportalen.

  • Teknikern fotar direkt till jobbet från mobilen
  • Du väljer själv vilka dokument kunden ser
  • Utgångsdatum på avtal och intyg, som markeras när det närmar sig
Ett jobb med foton från teknikern och ett protokoll som visas för kunden

Tid och material håller du koll på

Teknikerna rapporterar sin tid per dag i mobilen och skickar in månaden, och du godkänner och laddar ner löneunderlaget till Fortnox Lön. Material, transport och underleverantörer skrivs som kostnader på jobbet, så du ser vad som blir kvar när jobbet är gjort.

  • Tid per dag, med rast, godkänd och klar som PAXml
  • Teknikern skriver in materialet på sina egna jobb
  • Kostnader och marginal syns bara för kontoret
Kostnader på ett jobb med material och transport och vad som blir kvar

Klart jobb, faktura i Fortnox

När teknikern har markerat jobbet som klart hamnar det under Väntar på fakturering. Du skapar fakturan i Fortnox från jobbet, med pris, adress och fastighetsbeteckning, och samma jobb kan aldrig faktureras två gånger.

  • Priset följer med från offerten eller sätts på jobbet
  • Återkommande jobb behåller sitt pris tillfälle för tillfälle
  • En faktura per utfört jobb
Ett klart jobb med knappen Skapa faktura och fastighetsbeteckningen i fakturaunderlaget

Fastighetsskötsel med Controllen jämfört med Excel och sms

Många fastighetsskötare börjar med ett Excelark över fastigheterna, en telefon som ringer och bilder i kamerarullen. Det fungerar tills fastigheterna blir fler än man kan hålla i huvudet.

  • Tillsynsronder

    Excel och sms

    Skrivs in igen i kalendern, vecka för vecka

    Med Controllen

    Läggs upp en gång som återkommande jobb

  • När något går sönder

    Excel och sms

    Samtal och sms som ska skrivas ner någonstans

    Med Controllen

    Kunden beställer i kundportalen, du gör det till ett jobb

  • Portkoder och nycklar

    Excel och sms

    I någons huvud eller i en gammal tråd

    Med Controllen

    I anteckningarna på jobbet, hos teknikern

  • Foton från jobbet

    Excel och sms

    I teknikerns kamerarulle

    Med Controllen

    På jobbet de hör till

  • Är det fakturerat?

    Excel och sms

    Du letar i listor i slutet av månaden

    Med Controllen

    Väntar på fakturering visar vad som återstår

Funktionerna bakom

Det här är samma Controllen som alla våra kunder använder. Läs mer om delarna som ett fastighetsskötselföretag använder mest.

Jobb & uppdrag

Återkommande jobb, flera tekniker på samma jobb och status från bokning till betald faktura.

Förfrågningar

Kundens beställning från kundportalen, som blir ett jobb med ett klick.

Appen för personalen

Dagens jobb, foton, tidrapport och chatt i mobilen.

Dokument

Avtal, protokoll och foton på jobbet, med utgångsdatum.

Vanliga frågor om fastighetsskötsel

Vilket program passar ett företag inom fastighetsskötsel?

Ett fastighetsskötselföretag behöver hålla ordning på återkommande tillsyn, enstaka åtgärder, teknikerna och deras tid, och få ut fakturorna. Controllen samlar det i ett system och är byggt för tjänsteföretag med några få upp till ett tjugotal anställda. Bokföringen ligger kvar i Fortnox.

Hur lägger jag upp en återkommande tillsynsrond?

Skapa jobbet, välj Tillsynsrond som jobbtyp, kryssa i Återkommande jobb och välj hur ofta: varje vecka, varannan vecka, varje månad eller ett eget antal dagar. Serien slutar efter ett antal tillfällen eller på ett datum, med som mest 52 tillfällen. Ändrar du ett tillfälle kan du låta ändringen gälla alla kommande.

Kan en bostadsrättsförening beställa jobb själv?

Ja. Föreningen loggar in i kundportalen, väljer tjänst, datum och adress och beskriver vad som behöver göras. Du får en notis och gör förfrågan till ett jobb, eller svarar i portalen. Portalen tar emot beställningar av jobb, inte frågor eller löpande ärenden, så sådant sköts som i dag via telefon eller e-post.

Kan en kund ha flera fastigheter?

Ja, på jobbnivå. Varje jobb har sin egen adress och fastighetsbeteckning, så en fastighetsägare kan ha jobb på flera adresser. Kundkortet har en adress, som fylls i på jobbet när du väljer kunden och som du ändrar per jobb. Något separat fastighetsregister per kund finns inte.

Kan jag fakturera ett fast månadsarvode?

Lägg upp avtalet som ett återkommande jobb varje månad med fast pris. Varje tillfälle blir en egen faktura i Fortnox när det är klart. Controllen slår inte ihop flera jobb till en samlingsfaktura, så extra åtgärder under månaden faktureras var för sig.

Ger fastighetsskötsel ROT- eller RUT-avdrag?

Bara när kunden är en privatperson. En bostadsrättsförening eller ett fastighetsbolag får inget avdrag, och trappstädning i flerfamiljshus eller snöröjning på en samfällighets gemensamma ytor ger inget rutavdrag. För en villaägare ger snöskottning av uppfart och tak samt gräs- och häckklippning rutavdrag, och reparation och underhåll av huset rotavdrag. I en bostadsrätt ger bara arbete inne i lägenheten rotavdrag.

Hur stort är avdraget för en villaägare?

Rutavdraget är högst 50 procent och rotavdraget högst 30 procent av arbetskostnaden, inte material eller resor. Tillsammans är avdragen högst 75 000 kronor per person och år, och av det får högst 50 000 kronor vara rotavdrag.

Kostar Controllen extra för fastighetsskötsel?

Nej, det finns inget branschtillägg. Kör du ensam använder du Controllen gratis. Med personal kostar Controllen 1 295 kr/mån vid årsbetalning, exklusive moms, med obegränsat antal tekniker. Du betalar bara extra för fler administratörer på kontoret.

Källor

  1. Skatteverket: Lista över rutarbeten (hämtad 2026-09-26)
  2. Skatteverket: Så fungerar rutavdraget (hämtad 2026-09-26)
  3. Skatteverket: Så fungerar rotavdraget (hämtad 2026-09-26)

Fler funktioner för din bransch

Kundportal, för dina kunder

Jobb, offerter och bokningar, inloggning via länk.

Tidrapportering

Personalen rapporterar sin tid i mobilen.

Löneunderlag

Exportera löneunderlaget till Fortnox Lön.

Fakturering

Fakturera slutförda jobb, med fakturan i Fortnox.

Redo att ta kontroll över verksamheten?

Boka en kort demo så visar vi hur Controllen fungerar för just er verksamhet. Vill du hellre prova på egen hand skapar du ett konto direkt, gratis så länge du kör ensam.

Boka demoKom igång gratis

Har du frågor? Kontakta oss · Så skyddar vi din data

Så går en demo till

  1. Skicka en förfråganVi hör av oss inom 1 till 2 arbetsdagar och bokar en tid som passar er.
  2. Vi visar ControllenEn kort genomgång av det som passar er verksamhet, från jobb och schema till fakturor.
  3. Kom igångSkapa ett konto när ni är redo. Kör du ensam är det gratis. När du lägger till personal får du 2 månader utan kostnad. Inget kort behövs.