Avtal, certifikat och intyg, samlade och sökbara.
Dokument i Controllen är ett gemensamt bibliotek för företagets filer: avtal, certifikat, försäkringar, säkerhetsdatablad och foton. Varje fil kan kopplas till en kund, ett jobb eller en anställd och får en typ, taggar och ett utgångsdatum. Du söker fram den när du behöver den och ser direkt vilka dokument som snart går ut.
Ordning utan mappar
Varje dokument får en typ, en egen kategori om du vill och upp till tjugo taggar. Sök sedan på namn, beskrivning, tagg eller kundens namn, och filtrera på typ, koppling eller vem som laddade upp.
- Egen kategori, till exempel ISO eller hotellrutiner
- Sortera på nyast, namn, utgångsdatum eller storlek
- Stjärnmärk det du använder ofta
- Arkivera det som inte gäller längre, utan att radera det
Dokumenttyper att välja bland
- Avtal
- Offert
- Faktura
- Kvitto
- Certifikat
- Försäkring
- Säkerhetsdatablad
- Manual
- Checklista
- Rapport
- Löneunderlag
- Foto
- Legitimation
- Protokoll
- Övrigt
Se vilka certifikat som snart går ut
Ge en försäkring, ett certifikat eller ett avtal ett utgångsdatum. Överst i biblioteket ser du hur många som går ut inom 30 dagar och hur många som redan har gått ut, och ett tryck visar vilka.
- Utgår snart visar det som går ut inom 30 dagar
- Utgångna visar det som behöver förnyas nu
- Varningen syns i biblioteket, det skickas inget mejl om den
Filen finns där du letar
Ett dokument kan höra till en kund, ett jobb eller en anställd, eller stå för sig självt. Det syns i biblioteket och på kundens, jobbets eller den anställdes egen sida, så du hittar avtalet när du står på kunden.
- Koppla till en kund eller anställd redan när du laddar upp
- Dokument till ett jobb laddas upp från jobbets sida
- Förhandsvisa bilder och PDF direkt i appen, eller ladda ner
- Ladda upp flera filer på en gång genom att dra in dem
Rätt dokument till rätt person
Biblioteket är för ägare och företagschefer, som laddar upp, ändrar och tar bort. Fältarbetare ser och laddar ner dokumenten på jobb de är tilldelade, och en underleverantör kan läsa dokumenten på jobbet de gör åt dig.
- Fältarbetaren ser bara dokumenten på sina egna jobb
- Instruktioner och ritningar finns på jobbet i mobilen
- Fältarbetaren kan fota direkt till jobbet med mobilen
- Underleverantören läser dina dokument, men de ligger kvar hos dig
- Anställningsdokument samlas på den anställdes sida
Dokument i Controllen jämfört med pärmar och mejl
När dokumenten ligger i en pärm, i någons mejl och på någons dator får den som behöver dem fråga runt. Skillnaden syns när ett dokument behövs snabbt, eller när något går ut.
Var ligger avtalet?
Pärmar och mejl
I en pärm, i mejlen eller på någons dator
Med Controllen
I biblioteket och på kundens sida
När går certifikatet ut?
Pärmar och mejl
Någon får komma ihåg det
Med Controllen
Utgår snart visar det 30 dagar innan
Fältarbetaren behöver instruktionen
Pärmar och mejl
Den mejlas eller skrivs ut
Med Controllen
Den finns på jobbet i mobilen
Anställningsavtalet
Pärmar och mejl
I en mapp på kontoret
Med Controllen
På den anställdes sida
Underleverantören behöver underlaget
Pärmar och mejl
Det skickas som bilaga
Med Controllen
Det går att läsa på deras jobb
Dokumenten där arbetet görs
Ett dokument är mest värt där det behövs: på jobbet, hos den anställde och hos underleverantören som ska utföra uppdraget.
Jobb & uppdrag
Dokumenten på ett jobb syns för alla som är tilldelade jobbet.
Underleverantörer
Med behörigheten Dokument läser underleverantören jobbets dokument.
Personal & behörigheter
Anställningsdokument samlas på varje anställds sida.
App för fältet
Fältarbetaren öppnar jobbets dokument och fotar direkt till jobbet.
Vanliga frågor om dokumenthantering
Vad är dokumenthantering i Controllen?
Det är ett gemensamt bibliotek för företagets filer, som avtal, certifikat, försäkringar och säkerhetsdatablad. Varje fil kan kopplas till en kund, ett jobb eller en anställd, få en typ, taggar och ett utgångsdatum, och sökas fram i biblioteket.
Vilka filer kan jag ladda upp?
PDF och bilder i formaten JPEG, PNG, WEBP och HEIC, upp till 25 MB per fil. Du kan ladda upp flera filer på en gång. Word- och Excelfiler går inte att ladda upp, så spara dem som PDF först.
Får jag en påminnelse när ett dokument går ut?
Du ser det i biblioteket. Rutan Utgår snart visar dokument som går ut inom 30 dagar och Utgångna visar det som redan har gått ut. Det skickas inget mejl eller någon notis om det, så titta in i biblioteket då och då.
Kan fältarbetarna se dokumenten?
Ja, på jobb de är tilldelade. Där ser de och laddar ner dokumenten som hör till jobbet. Själva biblioteket, och dokument på andra jobb, är bara för ägare och företagschefer.
Kan jag förhandsvisa filerna i appen?
Ja, bilder och PDF förhandsvisas direkt när du öppnar dokumentet. HEIC-bilder från iPhone visas inte i förhandsvisningen, men de går att ladda ner och öppna.
Vad händer om jag tar bort ett dokument?
Filen tas bort för gott och det går inte att ångra. Vill du bara få undan ett dokument som inte gäller längre kan du arkivera det i stället. Det hittas under Arkiverade och kan återställas.
Kan en underleverantör se våra dokument?
Bara dokumenten på jobbet de gör åt dig, och bara om behörigheten Dokument är på. De kan läsa dem på sin kopia av jobbet, men dokumenten ligger kvar hos dig och kan inte ändras av dem.
Kostar Dokument extra?
Nej. Dokument ingår i alla planer, även gratisplanen för dig som driver företaget ensam.
Redo att ta kontroll över verksamheten?
Boka en kort demo så visar vi hur Controllen fungerar för just er verksamhet. Vill du hellre prova på egen hand skapar du ett konto direkt, gratis så länge du kör ensam.
Har du frågor? Kontakta oss
Så går en demo till
- Skicka en förfråganVi hör av oss inom 1 till 2 arbetsdagar och bokar en tid som passar er.
- Vi visar ControllenEn kort genomgång av det som passar er verksamhet, från jobb och schema till fakturor.
- Kom igångSkapa ett konto när ni är redo. Gratis för dig som kör ensam, inget kort behövs.